MedMij:Vsuperdraft Beheerproces

Inleiding

Algemeen

Een goed beheer van de standaard is minstens zo belangrijk als de ontwikkeling zelf. Een goed ingericht beheerproces biedt voor alle betrokkenen transparantie op welke wijze aanpassingen in de standaard bewerkstelligd kunnen worden. Op deze wijze wordt blijvend draagvlak gecreëerd, en zullen aanpassingen in de standaard probleemloos verlopen.

Doelgroep

Dit document is bedoeld voor allen (bestuurders, beleidsmakers, zorgprofessionals van de organisaties, informatiearchitecten, leveranciers, et cetera) die betrokken zijn bij of geïnteresseerd zijn in het beheer van de MedMij informatiestandaarden.

Doel en beoogde geldigheid in de tijd van de beheer afspraken

De toegelaten MedMij informatiestandaarden zijn in twee groepen in te delen:

• Door MedMij ontwikkelde standaarden: MedMij-eigen standaarden
• Extern beheerde standaarden waar MedMij-specifieke onderdelen aan toegevoegd zijn (zoals FHIR-resources, use cases, et cetera)

Het beheer is daarmee onder te verdelen:

• MedMij is beheerder van de MedMij-eigen standaarden
• MedMij is beheerder van de MedMij-specifieke onderdelen die aan extern beheerde standaarden zijn toegevoegd.
• MedMij is geen beheerder van de extern beheerde standaarden. Het beheer daarvan wordt uitgevoerd door de verantwoordelijke beheerorganisatie en volgens de beheercyclus van deze eigen beheerorganisatie.

Er zal een zorgvuldig evenwicht moeten worden gevonden in de afspraken over het proces van beheer tussen stabiliteit en status quo enerzijds en slagvaardigheid en innovatie anderzijds.

Om die reden wordt op deze pagina beoogd om de detail afspraken te beschrijven, waarmee in ieder geval een eerste jaar (van Q1 2019 t/m Q1 2020) van beheer wordt ingericht. Uiterlijk QX XXXX, maar eerder indien daar aanleiding voor is, zal een evaluatie worden gehouden van deze afspraken, met als doel de afspraken bij te stellen, indien nodig.

Scope

De focus van deze pagina ligt op het beheer van de MedMij informatiestandaarden. Het ontwikkelproces van informatiestandaarden in het algemeen wordt buiten beschouwing gelaten. Meer informatie daarover is te vinden in Informatiestandaarden in de zorg.

Welke rol vervult Nictiz bij het beheer van de MedMij informatiestandaarden?

In het beheerproces vervult Nictiz de rol van één of meerdere actoren. Daarnaast zijn verschillende partijen betrokken bij het beheer. Zij dragen gezamenlijk zorg voor het beheer van de MedMij informatiestandaarden, en hebben in het beheerproces bepaalde verantwoordelijkheden en taken.

Nictiz gebruikt een generiek model als basis voor het inrichten van het beheer van standaarden en dus ook voor het beheer van MedMij informatiestandaarden. Daar waar mogelijk is in dit document gebruik gemaakt van reeds bestaande standaarden en normen op gebied van beheer, zoals de NEN 7522, en van reeds bestaande beheerafspraken.

Beheersproces

Algemeen

Het proces van beheer van de MedMij informatiestandaarden richt zich op het wijzigen van de (semantische) inhoud van de informatiestandaarden aan veranderende eisen. Het beschrijven, beoordelen en al dan niet doorvoeren van deze wijzigingen zijn onderdelen van dit beheerproces.

Er wordt onderscheid gemaakt in het beheersproces naar MedMij VolwassenheidsNiveau. Voor standaarden met volwassenheidsniveau 6 dient het formele proces gevolgd te worden. Veel informatiestandaarden voor gegevensuitwisseling tussen personen en zorgaanbieders moeten echter nog ontwikkeld worden. Deze standaarden zijn innovatief en kunnen niet direct op een hoog volwassenheidsniveau functioneren. Dergelijke innovatie moet wel mogelijk zijn in MedMij. Voor informatiestandaarden met MedMij Volwassenheidsniveau 5 en lager geldt daarom een alternatief beheerproces, waarmee snel geacteerd kan worden op bevindingen tijdens test- en kwalificatietrajecten.

Nadere toelichting ten aanzien van MedMij VolwassenheidNiveaus vindt u in het document Coördinatie standaarden.

Actoren

De basis voor het algemene proces van beheer van standaarden (en dus ook van MedMij informatiestandaarden) is de norm NEN 7522. De norm NEN7522 is op zijn beurt gebaseerd op een aantal ISO-standaarden, waaronder ISO/IEC 2382-4 en ISO/IEC 11179-1. In het proces van beheer kent NEN7522 ‘actoren’. Volgens NEN7522 (paragraaf 2.1 ‘Definities’) is een actor een ‘handelend persoon of instantie’. Dat kan een rechtspersoon zijn.

De te onderscheiden actoren (ook wel ‘rollen genoemd’) volgens NEN7522 zijn:

• Gebruiker
• Houder
• Financier
• Autorisator
• Expert
• Functioneel Beheerder
• Technisch Beheerder
• Distributeur

NEN7522 is niet duidelijk of elke actor een rechtspersoon moet zijn. Voor het beheer van de MedMij informatiestandaarden is het voorstel om bij voorkeur de actoren ‘financier’ en ‘houder’ een rechtspersoon te laten zijn.

Beheerproces van MedMij informatiestandaarden

Het wijzigen van de MedMij informatiestandaarden vanaf MedMij VolwassenheidsNiveau 6 doorloopt het onderstaande beheerproces. Het doel van dit proces is het gecontroleerd doorvoeren van wijzigingen. Onderstaande figuur toont het beheerproces waarin de mogelijke statussen en de processtappen van een wijzigingsverzoek zijn opgenomen. Dit proces is een aangepaste versie van het algemene proces van beheer van standaarden, zie het rapport Beheer van standaarden in de zorg’.

Intake (in behandeling nemen)

Toelichting van de belangrijkste subprocesstappen:

• Controleren volledigheid: De Functioneel beheerder registreert en beoordeelt een wijzigingsverzoek van een Indiener. Daarbij beoordeelt de Functioneel beheerder o.a. de volledigheid van het wijzigingsverzoek. Indien nodig vraagt de Functioneel beheerder de indiener om aanvullende informatie te leveren.

• Inschatten urgentie, zwaarte en classificatie: De Functioneel beheerder bepaalt welke expert(s) betrokken worden bij dit wijzigingsverzoek. De Functioneel beheerder betrekt deze expert(s) als eerste, indien nodig, bij het bepalen van de zogenaamde ‘zwaarte rubriek wijzigingsvoorstel’, zie verder.

• In behandeling nemen: Na het controleren van de volledigheid en de zwaarterubriek neemt de Functioneel beheerder het wijzigingsverzoek in behandeling. De Indiener krijgt een terugkoppeling van de Functioneel beheerder.

Analyse

Toelichting bij de belangrijkste subprocesstappen:

• Analyseren verzoek: De Functioneel beheerder analyseert het wijzigingsverzoek. Eventueel stemt Functioneel beheerder af met de indiener.

• Bepalen expert(s): De Functioneel beheerder bepaalt welke expert(s) betrokken gaan worden bij dit wijzigingsverzoek, zie verder voor uitleg.

• Bepalen oplossing(en): De Functioneel beheerder bepaalt, met inbreng van de experts, de oplossing of oplossingsrichtingen bij dit wijzigingsverzoek. Optioneel kan de Functioneel beheerder hierbij tevens afstemmen met relevante partijen, die niet een expert-rol hebben, zoals (EPD-)leveranciers.

• Check impact oplossing(en): De Functioneel beheerder voert een analyse uit van de impact van het wijzigingsverzoek t.b.v. de verdere besluitvorming. Optioneel kan de Functioneel beheerder hierbij tevens afstemmen met relevante partijen, die niet een expert-rol hebben, zoals (EPD-)leveranciers.

Bepaal voorstel

Toelichting bij de belangrijkste subprocesstappen:

• Formuleer voorstel verzoek: De Functioneel beheerder formuleert een voorstel, in afstemming met en met inbreng van de expertise van verschillende experts. Het voorstel aan het eind van deze processtap kan zijn:

Voorstel tot realisatie, met uitwerking

Voorstel tot uitstel naar de toekomst

Voorstel tot afwijzing

• Bereik overeenstemming: De Functioneel beheerder zorg voor overeenstemming met de betrokken experts ten aanzien van het geformuleerde voorstel.

N.B. In deze stap wordt een belangrijke mate van autonomie voor het voorstel toegekend aan de Functioneel beheerder. Er is tegelijkertijd echter ook een zekere borging aanwezig door de (verplichte) afstemming met experts. De Autorisator (zie verder) toetst dit procesmatig: het onvoldoende afstemmen van de functioneel beheerder met experts tijdens de stappen ‘Analyseren/In Analyse’ en ‘Bepaal voorstel’ kan voor de Autorisator reden zijn tot afwijzing van het voorstel.

Realisatie

In deze processtap voert de Technische beheerder, in opdracht van de Functioneel beheerder, het wijzigingsvoorstel door in de MedMij informatiestandaard.

Consultatie

Toelichting bij de belangrijkste subprocesstappen:

• Bundelen voorstellen: De Functioneel beheerder bundelt een aantal wijzigingsvoorstellen, die logischerwijs bij elkaar horen.
• Aankondigen open consultatie: De Functioneel beheerder kondigt de open consultatieronde minimaal 15 werkdagen van tevoren aan.
• Uitvoeren open consultatie: De Functioneel beheerder voert de open consultatieronde uit, volgens de daarvoor afgesproken regels: zie beneden. Deelnemers aan de open consultatie hebben zich van tevoren gemeld. Zie daarvoor bijlage 1 ‘Invulling beheerafspraken’.
• Verwerken input: De Functioneel beheerder verwerkt de gemaakte opmerkingen tijdens de open consultatieronde. Daarbij zijn er 2 mogelijkheden voor verdere verwerking:

1. De gemaakte opmerkingen in de open consultatie zijn beperkt.
2. De gemaakte opmerkingen in de open consultatie zijn substantieel. In dit geval zet de Functioneel beheerder het wijzigingsvoorstel terug naar ‘in intake’ (zie procesflow).

Voor de ‘open consultatie’ ronde zal vooralsnog worden gewerkt met de volgende regels:

• Geïnteresseerde deelnemers aan de open consultatie kunnen zich aanmelden door een mail te sturen naar de functioneel beheerder (zie bijlage 1).
• Deelnemers aan de open consultatieronde kunnen beschikken over een account in het tool, (BITS/JIRA), dat gebruikt wordt voor de procesafhandeling van wijzigingsvoorstellen.
• Elke open consultatieronde wordt 15 werkdagen van tevoren aangekondigd.
• De Functioneel beheerder kan actief partijen uitnodigen voor een open consultatieronde, indien het onderwerp (wijzigingsvoorstel) daarom vraagt.
• Tijdens de open consultatieronde kunnen geïnteresseerden binnen de aangegeven termijn (zie verder) 1 van de volgende mogelijkheden kenbaar maken (per wijzigingsvoorstel) :

1. Eens met het voorstel
2. Eens met het voorstel, maar relatief kleine aanvulling/wijziging ter overweging mee te nemen in definitief voorstel
3. Niet eens met voorstel

• Bij tegenstrijdige uitkomsten uit de open consultatieronde besluit de functioneel beheerder of het wijzigingsvoorstel wordt teruggenomen in de intake stap, of dat het voorstel wordt voorgelegd aan de autorisatieraad.
• De duur van een open consultatieronde is vooralsnog niet afhankelijk van de zwaarte rubriek (classificatie) van het wijzigingsvoorstel:

Zwaarte rubriek wijzigingsvoorstel	Duur consultatieronde
A – geen wijziging	n.v.t.
B – Patch	6 weken
C – Mineur	6 weken
D – Majeur	6 weken

Bovenstaande regels kunnen, op basis van praktijkervaringen en input van geïnteresseerden (zoals leveranciers) nog verder worden aangescherpt en gewijzigd, om een werkbare en slagvaardige situatie te krijgen.

Autorisatie

Toelichting bij de belangrijkste subprocesstappen:

• Klaarzetten autorisatie: De Functioneel beheerder bundelt maximaal 1 keer in de 3 maanden de voorstellen, die uit de proces ‘Klaarzetten consultatie/In consultatie’ zijn gekomen (inclusief de afgewezen voorstellen) en legt deze voor ter besluitvorming aan de Autorisator.
• Procesmatige beoordeling: De Autorisator doet vooral een procesmatige beoordeling: zijn de procestappen zodanig doorlopen dat relevante partijen betrokken en/of geconsulteerd zijn en zijn de regels (zie beschrijving van de processtappen) gevolgd?
• Besluitvorming: De Autorisator heeft de volgende besluitmogelijkheden per voorstel:

1. Voorstel akkoord: dan wordt verder gegaan met (pre-)publicatie stap
2. Voorstel niet akkoord (gebaseerd op een procesmatig oordeel): voorstel gaat terug naar ‘in intake’ en het proces wordt opnieuw uitgevoerd.

De Gebruiker, die het wijzigingsvoorstel heeft ingediend, krijgt een terugkoppeling van het besluit van de Autorisator.

De besluitvorming door de Autorisator vindt plaats bij meerderheid van stemmen, indien van toepassing.

Pre-publicatie MedMij-standaarden

In het pre-publicatieproces publiceert de Distributeur een nieuwe versie van de MedMij-standaarden. Bij de publicatie wordt een overzicht beschikbaar gesteld waarin de doorgevoerde aanpassingen zijn opgenomen.

Publicatie / Release

In het publicatieproces MedMij-standaarden publiceert de Distributeur een nieuwe volledige verzameling van de MedMij-standaarden. Bij de publicatie wordt een overzicht beschikbaar gesteld waarin de doorgevoerde aanpassingen zijn opgenomen.