Functioneel Ontwerp Dossierwijzigingsverzoek 1.0.18

1 Inleiding

Deze standaard biedt de mogelijkheid om een patiënt een dossierwijzigingsverzoek op een bestaand dossier in te laten dienen, bij een zorgaanbieder waar de patiënt bekend is.

1.1 Algemeen

Deze pagina beschrijft het functioneel ontwerp voor de dossierwijzigingsverzoeken van patiënt naar zorgaanbieder binnen MedMij.

Het functioneel ontwerp beschrijft voor alle uitwisselscenario's (in dit document usecases genoemd) uit de informatiestandaard de transacties, transactiegroepen, de systemen, de systeemrollen en de bedrijfsrollen van zorgaanbieders of patiënten. Daarvoor worden de eisen gegeven voor het sturen of ontvangen van gegevens. In hoofdstuk 2 wordt verder ingegaan op wat een usecase inhoudt. Per usecase zijn de nadere details beschreven. Voor meer informatie over informatiestandaarden en hoe deze worden ontwikkeld, zie de Nictiz-webpagina voor informatiestandaarden. Voor de verklaring van de begrippen die voorkomen in het functioneel ontwerp wordt verwezen naar het begrippenoverzicht op de Nictiz-website.

Deze informatiestandaard is geïnspireerd op de internationale HL7 Patient Corrections IG. De eerste versie van deze informatiestandaard is echter beperkter; met name de mogelijkheid om opvolging te geven aan een dossierwijzigingsverzoek wordt achterwege gelaten. Ook is er, in tegenstelling tot de meeste andere usecases voor MedMij, geen specifiek zib-model toegekend voor het uitwisselen van communicatie tussen patiënt (PGO) en zorgaanbieder (XIS).

De technische (FHIR-)representatie van deze informatiestandaard is te vinden op het technisch ontwerp.

1.2 Doelgroep

De doelgroep voor deze pagina wijkt niet af van de algemene doelgroep van de functionele ontwerpen van MedMij.

1.3 Kaders en uitgangspunten

1.3.1 Richtlijn

Conform specificaties genoemd in de algemene inleiding van het functioneel ontwerp van MedMij.

Een patiënt heeft recht op inzage in zijn/haar dossier en het mogen indienen van wijzigingsverzoeken op dit dossier. Dit recht komt voort uit verschillende wettelijke grondslagen. De wet op geneeskundige behandelovereenkomst (WBGO) stelt eisen aan de verslaglegging van de zorgverlener in het dossier en geeft de patiënt recht op inzage van dit dossier. Het recht tot inzage is ook opgenomen in de wet aanvullende bepalingen verwerking persoonsgegevens in de zorg (Wabpvz) en in de algemene verordening gegevensbescherming (AVG). In de AVG is ook het recht op het wijzigen van gegevens opgenomen.

De informatiestandaard Dossierwijzigingsverzoek maakt gebruik van zib-publicatie 2020.

1.3.2 Reikwijdte Informatiestandaard

De reikwijdte van de informatiestandaard beslaat de functionele beschrijvingen en de dataset voor alle gegevensuitwisselingen binnen één of meerdere zorgprocessen.

Deze standaard biedt de mogelijkheid om een patiënt een dossierwijzigingsverzoek op een bestaand dossier in te laten dienen bij een zorgaanbieder waar de patiënt bekend is. Benodigde werkafspraken over de verwerking van dossierwijzigingsverzoeken door de zorgaanbieder zijn geen onderdeel van deze standaard en dienen buiten de informatiestandaard afgesproken te worden.

Er kunnen door implementerende partijen en zorgaanbieders afspraken gemaakt worden over het geven van een toelichting aan de patiënt bij het vullen van het dossierwijzigingsverzoek in de PGO. Ook kunnen zij afspraken maken over de werkwijze voor de verwerking en afhandelen van dossierwijzigingsverzoeken en het informeren van patiënten hieronder.

In het Versnellingsprogramma Informatie-uitwisseling Patiënt en Professional 5 (VIPP 5) module 2 is opgenomen dat een patiënt vanuit de PGO informatie kan terugsturen richting de instelling. Doel van VIPP 5 is dat instellingen voor medisch specialistische zorg en audiologische centra (MSZ) extra stappen zetten in de digitale informatie-uitwisseling met de patiënt en tussen instellingen onderling. Aandachtspunt voor deelnemers van VIPP 5 is dat om te voldoen aan de doelstelling van module 2, subdoelstelling 3, een procedure voor het verwerken van dossierwijzigingsverzoeken nodig is. Zie ook de opgestelde handreiking voor IT-auditors. Voor het gebruik van de standaard Dossierwijzigingsverzoek binnen VIPP 5 komt er implementatiemateriaal beschikbaar op de website van VIPP 5, zie: https://www.vipp-programma.nl.

1.3.3 Infrastructuur

Geen nadere specificatie, anders dan genoemd in de algemene inleiding van de functionele ontwerpen van MedMij.

1.4 Kwalificatie

Op deze informatiestandaard is een Nictiz-kwalificatie van toepassing. Kwalificatie vindt plaats per systeemrol.

Kwalificatiescripts zijn te vinden via de landingspagina van Dossierwijzigingsverzoek.

2 Usecase(s)

Een usecase is een specifieke beschrijving van een praktijksituatie in de zorg waarbij voor een concrete situatie het uitwisselen van informatie wordt beschreven aan de hand van actoren (mensen, systemen) en transacties (welke informatie wordt wanneer uitgewisseld). Een usecase is een verbijzondering van een specifiek onderdeel van het zorgproces. Een informatiestandaard kan bestaan uit één of meerdere usecases. Iedere usecase koppelt met een scenario in ART-DECOR. Wanneer verschillende usecases gebruik maken van hetzelfde scenario kan een andere indeling gewenst zijn, bijvoorbeeld op basis van proces. In dit FO wordt elke usecase geanalyseerd en uitgewerkt.

2.1 Algemeen

In dit functioneel ontwerp wordt een usecase voor het sturen van een dossierwijzigingsverzoek beschreven. Mochten er in de toekomst andere usecases worden gespecificeerd, dan zal in deze sectie de relatie tussen de verschillende usecases uiteen worden gezet.

2.2 Usecase 1: Sturen Dossierwijzigingsverzoek vanuit een PGO

2.2.1 Doel en relevantie

Het voor een patiënt mogelijk maken om een dossierwijzigingsverzoek in te dienen bij de zorgaanbieder waar de patiënt bekend is op een bestaand dossier bij deze zorgaanbieder. De patiënt kan dit doen naar aanleiding van bijvoorbeeld het raadplegen en opslaan van een Basisgegevensset Zorg (BgZ) in zijn/haar PGO conform het MedMij Afsprakenstelsel.

2.2.1.1 Patient journey – Thomas van Beek

Een voorbeeldsituatie die de meerwaarde van het sturen van dossierwijzigingsverzoek vanuit de PGO schetst is de patient journey van Thomas van Beek.

Een beschrijving van een moment waarop je als patiënt een dossierwijzigingsverzoek zou willen indienen op de bij de zorgaanbieder vastgelegde BgZ.

Thomas heeft diabetes en heeft bij de patiëntenadministratie het telefoonnummer van zijn eerste contactpersoon doorgegeven. Bij thuiskomst controleert hij zijn gegevens door middel van het opnieuw ophalen van zijn BgZ. Hij komt er achter dat het telefoonnummer van zijn eerste contactpersoon toch niet klopt. Gelukkig heeft Thomas via zijn PGO de mogelijkheid om een dossierwijzigingsverzoek op de opgehaalde gegevens in te dienen. In zijn verzoek schrijft hij:

"Het telefoonnummer van mijn eerste contactpersoon klopt niet. Jaap Stiekema heeft het nummer 06-12345678.".

Dit bericht verstuurt hij naar de zorgaanbieder waar hij zijn BgZ eerder heeft opgehaald en waar hij nu het dossierwijzigingsverzoek aan wil richten. Na het versturen krijgt Thomas een ontvangstbevestiging van zijn dossierwijzigingsverzoek:

"Uw wijzigingsverzoek is ontvangen, neem voor meer informatie contact op met uw zorgaanbieder. Bij levensbedreigende situaties belt u 112.".

De zorgaanbieder informeert Thomas vervolgens over de verwerking van zijn dossierwijzigingsverzoek conform de procedure van de zorgaanbieder.

2.2.2 Proces en Context (pre- en postproces)

2.2.2.1 Preproces

• De patiënt is in staat om een bestaand dossier op te halen bij een zorgaanbieder waar de patiënt bekend is. Dit kan bijvoorbeeld via het raadplegen van een BgZ en deze op te slaan in zijn/haar PGO.
• Het XIS van de zorgaanbieder is in staat dossierwijzigingsverzoeken van de patiënt te ontvangen. Dit kan bijvoorbeeld via een voorziening die getroffen is in de vorm van een werklijst of mailbox.
• De PGO van de patiënt is in staat dossierwijzigingsverzoeken te kunnen versturen naar zorgaanbieder(s).

2.2.2.2 Proces

• De PGO stelt de patiënt in staat een dossierwijzigingsverzoek aan te maken.
• Patiënt vult het dossierwijzigingsverzoek met ongestructureerde tekst.
• Patiënt bepaalt wanneer het invullen gereed is en naar welke zorgaanbieder het dossierwijzigingsverzoek verstuurd moet worden.
• Optioneel: Patiënt bepaalt naar welke zorgverlener het dossierwijzigingsverzoek verstuurd moet worden.
• PGO stuurt het dossierwijzigingsverzoek.
• XIS ontvangt het dossierwijzigingsverzoek.
• XIS beantwoordt met een ontvangstbevestiging.
• PGO maakt de ontvangstbevestiging kenbaar aan patiënt.
• XIS maakt kenbaar aan zorgaanbieder dat er een dossierwijzigingsverzoek is.

2.2.2.3 Postproces

• De zorgaanbieder heeft het dossierwijzigingsverzoek ontvangen en is hiervan op de hoogte gesteld.
• De zorgaanbieder verwerkt het dossierwijzigingsverzoek conform bestaande procedures bij zorgaanbieder

Benodigde werkafspraken over de afhandeling/verwerking van dossierwijzigingsverzoeken zijn geen onderdeel van deze usecase en dienen buiten de informatiestandaard afgesproken te worden. Aandachtspunt voor de deelnemers aan de VIPP 5-regeling is dat voor voldoen aan de doelstelling voor module 2, subdoelstelling 3, een procedure voor het afhandelen/verwerken van dossierwijzigingsverzoeken nodig is.

2.2.3 Bedrijfsrollen en UML activity diagram

Deze usecase onderscheidt twee bedrijfsrollen, namelijk de Patiënt en de Zorgaanbieder zoals te zien in onderstaande tabel.

Bedrijfsrol	Activiteit
Patiënt	Gaat Dossierwijzigingsverzoek sturen
Zorgaanbieder	Gaat Dossierwijzigingsverzoek ontvangen

Bedrijfsrollen sturen Dossierwijzigingsverzoek

Onderstaande afbeelding toont de verschillende activiteiten uit de procesbeschrijving die door de bedrijfsrollen worden uitgevoerd.

Activiteitendiagram sturen Dossierwijzigingsverzoek

2.2.4 Informatieoverdracht

2.2.4.1 Systemen & Systeemrollen

Zowel de patiënt als de zorgaanbieder maken ieder gebruik van een informatiesysteem:

• PGO (patiënt)
• XIS (zorgaanbieder)

Deze systemen kennen ieder verschillende systeemrollen, die het uitwisselen van gegevens tussen deze systemen mogelijk maken. Hier gaat het om Dossierwijzigingsverzoek van de patiënt naar de zorgaanbieder.

Systeem	Naam systeemrol	Systeemrolcode	Omschrijving
PGO	Dossierwijzigingsverzoek sturend systeem	MM--DWS-FHIR	Sturen van Dossierwijzigingsverzoek aan zorgaanbieder
XIS	Dossierwijzigingsverzoek ontvangend systeem	MM--DWO-FHIR	Ontvangen van Dossierwijzigingsverzoek van de patiënt

Zie ook onderstaande afbeelding.

Componenten diagram Dossierwijzigingsverzoek sturen

2.2.4.2 Informatie-elementen

De informatie-elementen voor de uitwisseling van een dossierwijzigingsverzoek staan hieronder, met toelichting.

#	Onderdelen	Beschrijving	Voorbeeld	Dataveld (Zorginformatiebouwsteen of andere bouwsteen van de standaard)
1	Patiënt	Zorginformatiebouwsteen Patiënt (verplicht)		Zib Patiënt
2	Zorgaanbieder	Zorginformatiebouwsteen Zorgaanbieder (verplicht)		Zib Zorgaanbieder
3	Zorgverlener	Zorginformatiebouwsteen Zorgverlener (optioneel, ter duiding voor de zorgaanbieder, waar het dossierwijzigingsverzoek over gaat)		Zib Zorgverlener
4	Wijzigingsverzoek (Communication)	Het gaat in deze versie van de usecase om het elektronisch, via ongestructureerde tekstinvoer sturen van een door de patiënt geformuleerd dossierwijzigingsverzoek op een reeds bij de zorgaanbieder bekend dossier vanuit een persoonlijke gezondheidsomgeving (PGO) naar een zorgaanbiederssysteem (XIS).	Titel: Wijzigingsverzoek: telefoonnummer Voorbeeldtekst: Wijzigingsverzoek: Het telefoonnummer van mijn eerste contactpersoon klopt niet. Jaap Stiekema heeft het nummer 06-12345678.	Wijzigingsverzoek in FHIR
5	Ontvangstbevestiging (OperationOutcome)	Bericht aan de patiënt met een bevestiging van ontvangst en een korte toelichting op het verwerkingsproces.	Voorbeeldtekst: Uw wijzigingsverzoek is ontvangen, neem voor informatie contact op met uw zorgaanbieder. Bij levensbedreigende situaties belt u 112.	Ontvangstbevestiging in FHIR

In het technisch ontwerp wordt beschreven hoe de informatie-elementen in FHIR kunnen worden gebruikt.

De informatie-elementen voor sturen en ontvangen van een dossierwijzigingsverzoek staan in ART-DECOR. Deze informatie is hier te openen en wordt hieronder gepresenteerd.

2.2.4.3 Transacties & Transactiegroepen

Het uitwisselen van gegevens tussen de verschillende systeemrollen gebeurt op basis van transacties. Een transactiegroep is een verzameling van bij elkaar horende transacties (bijvoorbeeld een stuur- en ontvangstbericht). Onderstaande tabel biedt een overzicht voor deze usecase.

Transactiegroep	Transactie	Systeemrolcode	Systeem	Bedrijfsrol	Technisch
Dossierwijzigingsverzoek (PUSH)	Stuurt Dossierwijzigingsverzoek	MM--DWS-FHIR	PGO	Patiënt	Dossierwijzigingsverzoek in FHIR
	Ontvangt Dossierwijzigingsverzoek	MM--DWO-FHIR	XIS	Zorgaanbieder

2.2.4.4 Usecase diagram

Onderstaande afbeelding toont bedrijfsrollen, activiteiten, systeemrollen, transacties en transactiegroep in samenhang.

Usecase diagram Dossierwijzigingsverzoek

3 Aanvullende informatie

Usecase 1 Sturen Dossierwijzigingsverzoek vanuit een PGO kan toegepast worden in het subsidieprogramma VIPP 5.

• De instelling kan digitaal informatie uitwisselen naar de PGO van de patiënt conform het MedMij Afsprakenstelsel en de patiënt kan vanuit de PGO informatie terugzenden richting de instelling.
• Specifiek geldt voor module 2, subdoelstelling 3: "De instelling kan voorstellen tot aanpassingen op de aanwezige BgZ-items van de patiënt ontvangen vanuit de PGO van de patiënt."

3.1 Eisen en wensen

Er zijn geen aanwijzingen/eisen voor functionaliteit van de systemen.

3.2 Verantwoordelijkheid voor informatie

De implementerende partijen en zorgaanbieders kunnen afspraken en/of richtlijnen maken t.b.v. afhandeling van het dossierwijzigingsverzoek, omgang met en de verantwoordelijkheid voor (omgaan met) verkregen informatie uit dit dossierwijzigingsverzoek.

3.3 Afschermen van gegevens

Er zijn geen afspraken over het afschermen van gegevens.

3.4 Infrastructuur

Er zijn geen afspraken over een specifieke infrastructuur waarop de informatie wordt uitgewisseld.

4 Referenties

Auteur(s)	Titel	Versie	Datum	Bron	Organisatie
-	-	-	-	-	-

5 Release notes

Release	Versie	BITS-ticket	Omschrijving
6	1.0.0	MM-3503	Versie 1.0.0 van de informatiestandaard Dossierwijzigingsverzoek.

6 Ondersteuning

Voor vragen en wijzigingsverzoeken over dit ontwerp, maak een ticket aan in BITS.