Procesflow
{{#customtitle:Rijksvaccinatieprogramma 6.12.7|Rijksvaccinatieprogramma 6.12.7}}
Dit materiaal is onderdeel van Jeugdgezondheidszorg V6.12.8 Ontwerp Jeugdgezondheidszorg.
|
Inhoud
Beschrijving van de informatiestandaard
Een JGZ organisatie voert de vaccinatie van een kind uit. Het RIVM-RCP zorgt voor het vaccinatieschema en controleert of de goede vaccinatie is uitgevoerd. Deze gegevens zijn voor kinderen vastgelegd in het informatiesysteem van RIVM-RCP Praeventis. Uit het vaccinatieschema kan een vaccinatiestatus worden afgeleid met alle toegediende vaccinaties. De vaccinatiegegevens worden na de vaccinatie vastgelegd in het dd-JGZ en doorgegeven aan het RIVM-RCP.
De informatiestandaard rijksvaccinatieprogramma beschrijft de transacties die binnen het rijksvaccinatieprogramma uitgevoerd worden. In het rijksvaccinatieprogramma worden kinderen gevaccineerd tegen infectieziekten. In onderstaand plaatje staat weergegeven welke transacties een rol spelen en welke rol er binnen het systeem dan aanwezig moet zijn (actoren).
De volgende actoren (systemen) spelen een rol binnen het proces van de rijksvaccinatieprogramma. Bij elke actor is weergegeven bij welke transactie(s) het een rol heeft en of de transactie verplicht is.
| Transacties | Actoren | Omschrijving | Optionaliteit |
|---|---|---|---|
| Versturen vaccinaties | Vaccinatie-ontvanger
Vaccinatie-zender |
Het versturen van de vaccinaties | R |
| Opvragen status | Status-verstrekker
Status-opvrager |
Het opvragen van de statussen | R |
| Versturen partijnummers | Voorraad-coördinator
Partijnummers-ontvanger |
Het versturen van de partijnummers | R |
| Registreren vaccinaties | Vaccinatie-zender | Het registreren van de vaccinaties | R |
| Versturen vaccinatiesoproeplijst | Oproeplijst-zender
Oproeplijst-ontvanger |
Het versturen van de vaccinatiesoproeplijst | O |
Procesflow
Een kind krijgt een oproepkaart als hij gevaccineerd moet worden. Voor het uitvoeren van de vaccinatie kan de vaccinatiestatus opgevraagd worden. In de vaccinatiestatus staan vermeld alle tot dan toe toegediende en goedgekeurde vaccinaties die bekend zijn bij de vaccinatie -coördinator. Deze status wordt afgeleid uit het vaccinatieschema, dat ook alle geplande vaccinaties bevat. Dit wordt allemaal bijgehouden door de vaccinatie-coordinator. Elk soort vaccinatie heeft een partijnummer. De voorraad van de vaccinaties wordt bijgehouden. De partijnummers worden verstuurd naar de vaccinatie-uitvoerder en deze gebruikt ze als kwaliteitsborging dat de juiste vaccin toegediend wordt. Als het kind is gevaccineerd, dan worden de vaccinatiegegevens van de toegediende vaccinaties geregistreerd in het systeem. Deze gegevens worden verstuurd naar de vaccinatiecoördinator zodat de vaccinatiestatus weer up to date is. De vaccinatie-coordinator controleert de toegediende vaccinaties en koppelt eventuele fouten terug naar de vaccinatie-uitvoerder. Zo nodig past de coördinator het vaccinatieschema aan. Het vaccinatieschema wordt vlak na de geboorte van een kind opgesteld door de vaccinatie-coördinator.
Transacties
Transactie opvragen vaccinatiestatus
Doel
Het opvragen en opleveren van de vaccinatiestatus om informatie op te vragen van de status van de vaccinaties van een kind.
Actoren
- Status-opvrager
- Status-verstrekker
Interacties
- Opvragen Vaccinatiestatus
- Opleveren Vaccinatiestatus
De inhoud en technische realisatie van de berichten is te vinden via deze link onder Rijksvaccinatieprogramma.
Usecase Het opvragen en opleveren van vaccinatiestatus/- advies
Precondities:
- De JGZ-professional heeft de oproepkaart ingenomen en vastgesteld dat kind en kaart bij elkaar horen;
- De JGZ-professional is ingelogd in het DD JGZ en is geautoriseerd om de vaccinatiegegevens op te vragen met juiste authenticatie;
Trigger: Er is noodzaak om de status van de vaccinaties van een kind op te vragen door de vaccinatie-uitvoerder
Basic flow:
- De JGZ-medewerker zoekt de informatie van het kind in het DD JGZ op met behulp van identificerende gegevens
- De JGZ medewerker vraagt de vaccinatiestatus/- advies op (bv door middel van een knop in het systeem)
- Het DD JGZ stuurt een opvraagbericht naar Praeventis van het desbetreffende kind
- Praeventis ontvangt het opvraagbericht en zoekt het desbetreffende kind op in het systeem aan de hand van het opvraagbericht
- Praeventis genereert een opleverbericht met de vaccinatiestatus en -advies van het desbetreffende kind en verstuurt dit bericht naar het opvragende DD JGZ. Het DD JGZ ontvangt het opleverbericht en toont de eerder toegediende en goedgekeurde vaccinaties en het vaccinatie advies op een overzichtelijke manier aan de JGZ-professional, zodat duidelijk is welke vaccinaties toegediend mogen worden en welke nog niet en wat de streefdatum en geplande uitvoerdatum van de toe te dienen vaccinatie is.
- Het DD JGZ systeem verwerkt het opleverbericht niet in het DD JGZ, maar geeft wel de mogelijkheid dit advies, onveranderd en voorzien van datum en tijdstip, in het DD JGZ vast te leggen (door middel van bijv een knop 'opslaan als PDF').
Alternatieve flows:
- Het bericht komt niet aan, er komt een foutmelding terug, of het bericht kan niet verstuurd worden door een bepaalde oorzaak.
- DD JGZ belt met het RIVM en er wordt een bericht verstuurd aan de DD JGZ beheerder. De DD JGZ beheerder meldt dit aan de beheerder van Praeventis op de daarvoor afgesproken wijze.
- Bij stap 5 blijkt dat het kind niet bekend is bij Praeventis
- Praeventis stuurt een melding naar het DD JGZ dat het kind niet bekend is in Praeventis.
- Bij stap 5 blijkt dat er is geen vaccinatiestatus van het kind bekend is in Praeventis
- Praeventis stuurt een melding naar het DD JGZ dat er geen vaccinatiestatus van het kind bekend is in Praeventis.
- Bij het tonen van het vaccinatiestatus blijkt dat er eerder bezwaar is gemaakt tegen een vaccinatie.
- Er wordt gevraagd of dit bezwaar nog steeds geldig is.
Postcondities:
- De vaccinatiestatus of melding is getoond aan de JGZ-professional en de JGZ-professional heeft zo nodig actie ondernomen.
Transactie Registreren vaccinaties
Doel
Het op de juiste manier registreren van een vaccinatie in het DDJGZ
Actoren
- Vaccinatiezender (ddJGZ)
Usecase Het registreren van een individuele vaccinatie
Precondities:
- De JGZ-professional is ingelogd in het DD JGZ en is geautoriseerd om de vaccinatiegegevens te versturen met de juiste authenticatie;
Trigger: Een kind komt bij de JGZ-professional om gevaccineerd te worden
Basic flow:
- De JGZ-medewerker neemt de oproepkaart in
- De JGZ medewerker geeft in het systeem het contactmoment aan waarvoor het kind komt;
- Het DD JGZ geeft weer welke vaccinaties bij dat contactmoment horen;
- Aan de hand van het contactmoment en vaccinatietype toont het DD JGZ het partijnummer en selecteert de JGZ-professional deze aan de hand van de ampul (selecteren uit een lijst of typen en het systeem vult aan. Het moet voor de gebruiker duidelijk zijn of het partijnummer bekend is en nog geldig is). Het is alleen mogelijk om een partijnummer te kiezen dat bij het type vaccinatie hoort;
- De JGZ-professional vaccineert het kind;
- De JGZ-professional geeft akkoord (afhankelijk van het systeem op welke manier), zodat de registratie een feit is en wordt klaargezet om naar Praeventis te sturen.
Alternatieve flows:
- Het DD JGZ geeft de vaccinatie niet weer doordat het een contactmoment buiten de reguliere contactmomenten om is.
- In dat geval moet de JGZ-professional bij stap 1 zelf het vaccinatietype aangeven (systeemafhankelijk: selecteren uit lijst of typen).
- Het kind is nog niet bekend in het DD-JGZ omdat hij/zij bij een andere JGZ organisatie vandaan komt.
- In dit geval wordt er een nieuw dossier van het kind aangemaakt.
- Bij twijfel over de vaccinatiestatus wordt er na stap 2 een vaccinatiestatus/-advies opgevraagd bij praeventis (zie usecase 5)
- Bij stap 4 geeft DD JGZ aan dat de partijnummers niet actueel zijn omdat er die dag geen partijnummers zijn ontvangen.
- In dat geval wordt een partijnummer van de dag ervoor gebruikt. Als er een vaccin gebruikt wordt dat de dag ervoor nog niet geldig was, dan wordt er voor (bijvoorbeeld) overig gekozen en wordt de partijnummer handmatig ingevoerd.
- Het partijnummer wordt niet herkend en er is geen melding dat de partijnummers niet actueel zijn.
- Dan controleert de JGZ-professional of er een tikfout is gemaakt (bij selecteren is dit niet van toepassing). Als een tikfout is gemaakt dan wordt stap 1 herhaald.
- Als er geen tikfout is gemaakt dan controleert de JGZ-professional of het partijnummer geldig is. Als dit niet het geval is wordt het vaccin vervangen door een vaccin met geldige datum. Daarna wordt stap 1 herhaald.
- Er wordt verder gegaan met stap 5.
- Er is bezwaar tegen de betreffende vaccinatie(s)
- Na het registreren van de type vaccinatie bij stap 4 wordt het bezwaar geregistreerd en de reden van het bezwaar (medisch of principieel).
- Er wordt verder gegaan met stap 5.
Postcondities:
- Het type vaccinatie en bijbehorende partijnummer is bij het juiste kind geregistreerd in het DD JGZ;
- De JGZ-professional geeft bewust akkoord om een bericht met de toegediende vaccinaties te versturen.
Usecase Foutieve registratie opgemerkt voordat de vaccinatie is verstuurd
Precondities:
- Er is een vaccinatie geregistreerd en klaargezet om verstuurd te worden;
- De JGZ-professional is ingelogd in het DD JGZ en is geautoriseerd om de vaccinatiegegevens te versturen met de juiste authenticatie.
Trigger:
- Een JGZ-professional bedenkt zich/merkt dat hij/zij iets fout heeft geregistreerd voordat de berichten zijn verzonden naar RIVM/RCP (voorbeelden van fouten: registratie is bij broertje gedaan, vaccinatie geregistreerd maar niet toegediend, foutief vaccin geregistreerd). Foutief toegediende vaccinaties horen hier niet bij, deze kunnen niet in DD JGZ gecorrigeerd worden (in dat geval: bel met RIVM/RCP, maak afspraken, registreer deze en volg op).
Basic flow:
- De JGZ-professional/JGZ-medewerker verbetert de fout in het systeem (de manier waarop zal per systeem verschillen);
- Het foutieve gegevens worden uit de verzending gehaald;
- De JGZ-professional accordeert de registratie en het bericht wordt door het systeem weer klaargezet voor verzending.
Alternatieve flows: geen Postcondities: De foute registratie is verbeterd en er is een nieuw bericht gemaakt voor verzending. Praeventis ontvangt de juiste registraties.
Use case Groepsvaccinatie, registratie vooraf
Precondities:
- De JGZ-professional is ingelogd in het DD JGZ en is geautoriseerd om de vaccinatiegegevens te versturen met de juiste authenticatie;
- Het kind/ouders hebben geen bezwaar tegen de betreffende vaccinatie(s);
- Er wordt gebruik gemaakt van oproepkaarten met barcode.
Trigger: Een kind komt bij een groepsvaccinatie om gevaccineerd te worden. Basic flow:
- De JGZ-professional voert het vaccinatietype van die dag in het DD JGZ in;
- DD JGZ programmeert het partijnummer en vaccinatiedatum voor aan de hand van het vaccinatietype;
- De JGZ-medewerker neemt de oproepkaarten in en scant de BSN op de oproepkaarten;
- DD JGZ koppelt de vaccinatiegegevens aan de BSNs van de oproepkaarten. (Dit kan op verschillende manieren, afhankelijk van of er een lijst met verwachte kinderen beschikbaar in het DD JGZ is of niet);
- De JGZ-professional accordeert de gegevens (dit kan op verschillende manier, ok-knop, vinkje etc);
- DD JGZ maakt de berichten klaar om verstuurd te worden;
- Het kind wordt gevaccineerd;
- Eventueel wordt een lijst van kinderen die zijn gevaccineerd uitgeprint om te vergelijken met de lijst ‘verwachte kinderen’.
Alternatieve flows:
- Er is geen oproepkaart (kwijt of vergeten).
- Het BSN op de oproepkaart wordt niet gescand;
- Afhankelijk van de situatie wordt in DD JGZ in de eigen gegevens gezocht naar de vaccinatiestatus. Als deze niet gevonden wordt, dan belt (of indien beschikbaar: digitaal opvragen vaccinatiestatus bij RIVM) JGZ met RIVM/RCP;
- De gegevens worden handmatig ingevoerd in het DD JGZ en men gaat verder met stap 5.
- Kind is niet bekend bij de JGZ-organisatie (er is geen digitaal dossier beschikbaar van een kind uit een ander werkgebied).
- De oproepkaart wordt ingevuld ingestuurd of als deze er niet is dan wordt de huidige ‘blauwe randkaart’ ingevuld naar RIVM gestuurd.
- Het kind wordt door omstandigheden niet gevaccineerd.
- De gegevens van het kind worden genoteerd;
- De betreffende gegevens van het kind met BSN wordt uit de berichten verwijderd;
- Het wordt handmatig aangepast in het DD JGZ.
Postcondities:
- Het type vaccinatie en bijbehorende partijnummer en vaccinatiedatum is bij het juiste kind geregistreerd in het DD JGZ.
- De JGZ-professional heeft bewust akkoord gegeven om een bericht met de toegediende vaccinaties te versturen.
Usecase Groepsvaccinatie, registratie achteraf
Precondities:
- De JGZ-professional is ingelogd in het DD JGZ en is geautoriseerd om de vaccinatiegegevens uit te wisselen met juiste authenticatie;
- Het kind/ouders hebben geen bezwaar tegen de betreffende vaccinatie(s).
Trigger: Een kind komt bij een groepsvaccinatie om gevaccineerd te worden Basic flow:
- De vaccinaties worden toegediend en de oproepkaarten van de gevaccineerde kinderen verzameld;
- De JGZ-professional voert het vaccinatietype van die dag in het DD JGZ in;
- DD JGZ programmeert de partijnummer en vaccinatiedatum voor aan de hand van het vaccinatietype;
- De JGZ-medewerker scant de BSN op de oproepkaarten;
- DD JGZ koppelt de vaccinatiegegevens aan de BSNs van de oproepkaarten (dit kan op verschillende manieren, afhankelijk van of er een lijst met verwachte kinderen beschikbaar is);
- De JGZ-professional accordeert de gegevens (dit kan op verschillende manier, ok-knop, vinkje etc);
- DD JGZ maakt de berichten klaar om verstuurd te worden.
Alternatieve flows:
- Er is geen oproepkaart (kwijt of vergeten).
- Het BSN op de oproepkaart wordt niet gescand;
- Afhankelijk van de situatie wordt in DD JGZ in de eigen gegevens gezocht naar de vaccinatiestatus. Als deze niet gevonden wordt, dan belt (of indien beschikbaar: digitaal opvragen vaccinatiestatus bij RIVM) JGZ met het RIVM;
- De gegevens worden handmatig ingevoerd in het DD JGZ en men gaat verder met stap 5.
Postcondities:
- Het type vaccinatie en bijbehorende partijnummer en vaccinatiedatum is bij het juiste kind geregistreerd in het DD JGZ;
- De JGZ-professional heeft bewust akkoord gegeven om een bericht met de toegediende vaccinaties te versturen.
Transactie Versturen toegediende vaccinaties
Doel
Het versturen van de geregistreerde toegediende vaccinaties van die dag van het DDJGZ naar Praeventis
Actoren
- Vaccinatie-zender (ddJGZ)
- Vaccinatie-ontvanger (Praeventis)
Interacties
- Versturen Vaccinaties
- Ontvangstbevestiging
De inhoud en technische realisatie van de berichten is te vinden via deze link onder Rijksvaccinatieprogramma.
Usecase Het versturen van een toegediende vaccinatie
Precondities:
- De JGZ-professional heeft akkoord gegeven om de toegediende vaccinatie te versturen (met juiste authenticatie en autorisatie);
- DD JGZ heeft het bericht gemaakt en klaargezet.
Trigger: Een signaal van het systeem op een bepaald tijdstip (’s avonds tussen 22:00 en 2:00). Basic flow:
- DD JGZ verstuurt alle berichten (met toegediende vaccinaties) die klaar staan om verstuurd te worden naar Praeventis;
- Praeventis ontvangt het bericht en stuurt een ontvangstbevestiging terug;
- DD JGZ ontvangt de ontvangstbevestiging.
Alternatieve flows:
- Het bericht komt niet aan, er komt een foutmelding terug, ontvangstbevestiging komt niet aan, of het bericht kan niet verstuurd worden door een bepaalde oorzaak.
- DD JGZ probeert het nog 3 keer met intervallen van 10 minuten. Dit patroon wordt na een uur herhaald. Als er dan nog geen succes is dan wordt er door het DD JGZ een melding gestuurd naar de DD JGZ beheerder. De DD JGZ beheerder meldt dit aan de beheerder van Praeventis op de daarvoor afgesproken wijze.
- Er wordt een uitvallijst door het DD JGZ aangemaakt zodat te zien is van welke kinderen die gevaccineerd zijn, de gegevens niet zijn verzonden.
- Bij stap 2 is het kind niet bekend in Praeventis
- Praeventis volgt zijn eigen workflows om het kind en de informatie in het systeem te krijgen.
Postcondities:
- Het bericht is ontvangen door Praeventis en een ontvangstbevestiging is ontvangen door het DD JGZ.
Transactie Versturen partijnummers
Doel
Het versturen van de op dat moment geldige partijnummers van Praeventis naar het DDJGZ. Dit gebeurt elke dag.
Actoren
- Voorraadcoordinator
- Partijnummersontvanger
Interacties
- Versturen Geldige Partijnummers
- Ontvangstbevestiging
De inhoud en technische realisatie van de berichten is te vinden via deze link onder Rijksvaccinatieprogramma.
Usecase versturen partijnummers
Precondities:
- De partijnummers staan in het systeem, klaar voor verzending.
Trigger:
- Een instelling in Praeventis, elke nacht op een bepaalde tijd.
Basic flow:
- Praeventis verstuurt de geldige partijnummers (interactie verstuurPartijnummers) naar het DD JGZ;
- Het DD JGZ ontvangt de partijnummers en stuurt een ontvangstbevestiging terug;
- Praeventis ontvangt de ontvangstbevestiging;
- Het DD JGZ overschrijft de ontvangen partijnummers met de huidig bekende partijnummers, zodat de meest actuele verzending partijnummers gebruikt wordt bij de registratie van toegediende vaccinaties.
Alternatieve flows:
- Het bericht komt niet aan, er komt een foutmelding terug, ontvangstbevestiging komt niet aan, of het bericht kan niet verstuurd worden door een bepaalde oorzaak.
- Praeventis probeert het nog maximaal 3 keer met een interval van 10 minuten. Dit patroon wordt na een uur nog een keer herhaald. Als om 7:00 nog geen bericht met succes is verstuurd, wordt er door Praeventis automatisch een melding gestuurd naar de beheerder. De beheerder van Praeventis stelt de contactpersoon van de JGZ-organisatie op de hoogte.
- Het DD-JGZ heeft om 7:00 nog geen geldige partijnummers binnen gekregen.
- Het DD JGZ geeft aan dat er geen partijnummers zijn binnengekomen. De contactpersoon van JGZ neemt contact op met de beheerder van Praeventis.
Postcondities:
- De geldige partijnummers zijn ontvangen en verwerkt door het DD JGZ. Een ontvangstbevestiging is ontvangen door Praeventis.
