Ontwerp Dossieroverdracht 6.12.3

Dit materiaal is onderdeel van Jeugdgezondheidszorg V6.12.3 Ontwerp Jeugdgezondheidszorg. Compatible wijzigingen/nadere bewoordingen, tikfouten kunnen direct in de Wiki gewijzigd worden Open issues die discussie vergen s.v.p. in de commentaarsectie opnemen.

Beschrijving van de informatiestandaard

Dossieroverdracht komt binnen de JGZ voor als de verantwoordelijke JGZ-organisatie van een kind wijzigt. Situaties waarin dit voorkomt zijn:

1. Het bereiken van de 4-jarige leeftijd door het kind als de zorg voor kinderen onder en boven de 4 jaar is belegd bij verschillende organisaties.
2. Een verhuizing of wijziging van school van het kind naar een gebied dat buiten het zorggebied van de huidige JGZ-organisatie valt.

De toestemming voor dossieroverdracht wordt, naast de toestemming na de geboorte, ook gevraagd bij elke feitelijke dossieroverdracht. Als de JGZ geen contact krijgt met de ouder of het kind dan mag de JGZ terugvallen op de eerder gegeven toestemming. In sommige gevallen hebben de zorgverleners van de oude en nieuwe JGZ-organisatie ook persoonlijk contact over het overgedragen dossier. Dit is een “warme overdracht”. Deze handeling staat naast de technische handeling van dossieroverdracht en valt buiten de scope van de hier uitgewerkte dossieroverdracht.

De informatiestandaard dossieroverdracht beschrijft de transacties die binnen de dossieroverdracht uitgevoerd worden. In deze informatiestandaard wordt de uitwisseling van het JGZ-dossier tussen TJZ-organisaties beschreven. In onderstaande figuur staat weergegeven welke transacties een rol spelen en welke rol er binnen het systeem dan aanwezig moet zijn (actoren).

De volgende actoren (systemen) spelen een rol binnen het proces van dossieroverdracht. Bij elke actor is weergegeven bij welke transactie(s) het een rol heeft en of de transactie verplicht is.

Tabel

Transacties	Actoren	Omschrijving	Optionaliteit
Overdragen JGZ-dossier	JGZ-dossieroverdrager JGZ-dossierontvanger	Het overdragen van een dossier vanwege een verzoek of uit eigen initiatief	R

Procesflow

Het overdragen van een dossier na het bereiken van de 4jarige leeftijd

Indien de zorg voor kinderen onder de 4 jaar en 4 jaar en ouder is belegd bij verschillende JGZ-organisaties (zorgorganisatie en GGD) vindt dossieroverdracht plaats bij het bereiken van de 4-jarige leeftijd. De huidige uitvoerende JGZ-organisatie (JGZ-dossieroverdrager) neemt dan het initiatief om het JGZ-dossier over te dragen. Die organisatie beschikt over de juiste (in het JGZ-dossier opgenomen) gegevens om het moment van overdracht te kunnen vaststellen. De JGZ-organisatie heeft dan brengplicht. De huidige uitvoerende JGZ-organisatie (JGZ dossieroverdrager) heeft samenwerkingsafspraken met alle JGZ 4-19 organisaties in dezelfde regio. Op basis van de postcode van het woonadres van het kind bepaalt de huidige JGZ-organisatie de de nieuwe uitvoerende JGZ-organisatie. Wanneer kinderen worden geboren (en aangegeven) in een andere gemeente dan de woonplaats, meldt het GBA dit bij de JGZ-organisatie waar het kind woont. In deze situatie hoeft er na aangifte dus geen verhuizing van het JGZ-dossier plaats te vinden.

Een gedetailleerde procesbeschrijving en scenario is hier te vinden.

Het overdragen van een dossier na verhuizing of schoolverandering

Een kind is in zorg bij de JGZ-organisatie die verantwoordelijk is voor het zorggebied waar het kind woont. Tenzij het kind naar een school gaat in het zorggebied van een andere JGZ-organisatie. Dan is het kind in zorg bij de JGZ-organisatie waar het kind naar school gaat. Bij verhuizing naar een andere gemeente of verandering van school kan dossieroverdracht aan de orde zijn als sprake is van de overgang naar een zorggebied van een andere JGZ-organisatie. Bij een verhuizing, ontvangen zowel de huidige als de nieuwe uitvoerende JGZ-organisatie hiervan bericht vanuit de GBA, als het kind is ingeschreven in de nieuwe gemeente. Bij verandering van school wordt dit opgemerkt door de nieuwe JGZ-organisatie op basis van de leerling-gegevens (klasselijsten) die van de scholen in de gemeente worden ontvangen/opgevraagd. Bij het binnenkomen van een GBA-bericht of schoollijst bepaalt de nieuwe uitvoerende JGZ-organisatie (JGZ-dossierontvanger) of zij de correcte nieuwe JGZ-organisatie is voor het kind. Deze nieuwe uitvoerende JGZ-organisatie neemt indien dat het geval is het kind aan en vraagt de huidige uitvoerende JGZ-organisatie (JGZ-dossieroverdrager) om het kind over te dragen. Door de nieuwe uitvoerende JGZ-organisatie wordt onderzocht welke organisatie de huidige JGZ-organisatie is en waar het dossier dus opgevraagd moet worden. In dit geval heeft de nieuwe uitvoerende JGZ organisatie een haalplicht.

Een gedetailleerde procesbeschrijving en scenario is hier te vinden.

Transacties

Transactie Overdragen dossier

Doel

Het overdragen van een JGZ-dossier van de huidige uitvoerende JGZ-organisatie naar de nieuwe uitvoerende JGZ-organisatie.

Actoren

1. JGZ-dossieroverdrager
2. JGZ-dossierontvanger

Interacties

1. Dossieroverdrachtbericht

Usecase "Het klaarmaken van een dossier voor overdracht na het bereiken van de 4jarige leeftijd"

Precondities

• Er is sprake van een 0-4 jaar organisatie
• De JGZ-medewerker en JGZ-professional zijn ingelogd met de juiste authenticatie en autorisatie

Triggers

• Het dossier is aangegeven door het systeem als dossier datovergedragen moet worden aan een JGZ organisatie voor kinderen van 4-19 jaar.

Basic flow

1. De JGZ professional(JGZ-dossieroverdrager) accordeert dat het dossier overgedragen mag worden en sluit het dossier inhoudelijk af.
2. De JGZ-medewerker (JGZ-dossieroverdrager) checkt of het dossier is afgesloten en of er toestemming is voor overdracht van de ouders.
3. Er wordt een JGZ-organisatie bij het dossier gezocht en aan deze organisatie wordt het dossier geadresseerd
4. De JGZ-professional (JGZ-dossieroverdrager) bevestigt dat het bericht verstuurd mag worden.

Alternatieve flow

• De ouders geven geen toestemming voor dossieroverdracht (stap 1)
  • Het dossier wordt niet verstuurd
  • Het dossier van het kind wordt geparkeerd door de JGZ-dossieroverdrager. De nieuwe organisatie moet op de hoogte gebracht worden of de nieuwe organisatie neemt zelf contact op na ontvangst van de schoollijst. De nieuwe uitvoerende JGZ organisatie maakt een nieuw dossier aan.
• De JGZ-dossierontvanger gaat in stap 8 niet akkoord met overdracht van het dossier/de dossiers
  • De JGZ-medewerker (JGZ-dossierontvanger) laat weten dat ze niet akkoord gaan.
  • De JGZ-dossierontvanger verwijdert het dossier(s) uit het systeem
  • De JGZ-dossieroverdrager probeert de juiste nieuwe JGZ organisatie te achterhalen.

Postconditie '*Het dossier is klaar om verstuurd te worden

Usecase "Het klaarmaken van een dossier voor overdracht na verhuizing of schoolverandering"

Precondities

• De JGZ-overdrager en JGZ-ontvanger is ingelogd met de juiste authenticatie en autorisatie

Triggers

• Het systeem heeft een melding gegeven dat er een GBA bericht is binnengekomen of nieuw kind op een schoollijst staat

Basic flow

1. De JGZ-dossieroverdrager wordt bepaald door de JGZ-medewerker (JGZ-dossierontvanger), bijvoorbeeld met behulp van de postcodelijst
2. De JGZ-medewerker (JGZ-dossierontvanger) neemt contact op met de huidige uitvoerende JGZ-organisatie om overdracht te vragen
3. De JGZ professional (JGZ-dossieroverdrager) accordeert dat het dossier overgedragen mag worden en sluit het dossier inhoudelijk af.
4. De JGZ medewerker (JGZ-dossieroverdrager) checkt of het dossier afgesloten is en of er toestemming is voor overdracht van de ouders.
5. De JGZ-medewerker (JGZ-dossieroverdrager) selecteert naar welke JGZ-organisatie het dossier verstuurd moet worden en bevestigt dat het bericht verstuurd kan worden.

Alternatieve flow

• De JGZ-dossieroverdrager gaat in stap 3 niet akkoord met overdracht van het dossier met opgaaf van reden
  • De JGZ-professional geeft aan dat ze niet akkoord is na raadplegen dossier
  • Het dossier wordt niet verstuurd, er wordt overlegd wat er wel moet gebeuren
• De ouders geven geen toestemming voor dossieroverdracht (stap 4)
  • Het dossier wordt niet verstuurd
  • De JGZ-dossierontvanger maakt een nieuw dossier aan
  • De JGZ professional/medewerker (JGZ-dossieroverdrager) geeft het DD JGZ opdracht om het dossier te archiveren als bekend is dat het dossier bij de nieuwe organisatie verwerkt is en ze akkoord gaan.

Postconditie

• Het dossier is klaar om verstuurd te worden

Usecase "Het versturen van het JGZ-dossier"

Precondities

• De JGZ medewerker (JGZ-dossieroverdrager) heeft bevestigt dat een dossier verstuurd mag worden.

Triggers

• Activatie door gebruiker of instelling in systeem

Basic flow

1. Het DD JGZ (JGZ-dossieroverdrager) verstuurt het dossier naar de JGZ-dossierontvanger
2. Het DD JGZ (JGZ-dossierontvanger) ontvangt het dossier
3. Het DD-JGZ (JGZ-dossierontvanger) toont het dossier aan de gebruiker en verwerkt het in het systeem na acceptatie
4. De JGZ-medewerker (JGZ-dossierontvanger) laat de JGZ-dossieroverdrager weten dat ze akkoord gaan en dat het dossier verwerkt is.
5. De JGZ-professional (JGZ-dossieroverdrager) geeft het DD JGZ opdracht om het dossier te archiveren

Alternatieve flow

• De JGZ-dossierontvanger gaat in stap 4 niet akkoord met overdracht van het dossier/de dossiers
  • De JGZ-medewerker (JGZ-dossierontvanger) laat weten dat ze niet akkoord gaan.
  • De JGZ-dossierontvanger verwijdert het dossier(s) uit het systeem
  • De JGZ-dossieroverdrager probeert de juiste nieuwe JGZ organisatie te achterhalen.
• Het bericht komt niet aan, er komt een foutmelding terug, of het bericht kan niet verstuurd worden door een bepaalde oorzaak.
  • DD JGZ probeert het nog maximaal 3 keer met een interval van 10 minuten. Dit patroon wordt na 24 uur nog een keer herhaald. Als dan nog geen bericht met succes is verstuurd, wordt er door DD JGZ automatisch een melding gestuurd naar de beheerder. De beheerder van DD JGZ stelt de contactpersoon van de toekomstig verantwoordelijke JGZ-organisatie op de hoogte.

Postconditie

• De uitvoering van zorg is overgedragen naar de juiste nieuwe uitvoerende JGZ-organisatie