Procesflow

Uit informatiestandaarden
Ga naar: navigatie, zoeken
(Procesflow)
Regel 6: Regel 6:
 
[[Image: dossieroverdracht_sequence1.jpg|Sequence diagram]]
 
[[Image: dossieroverdracht_sequence1.jpg|Sequence diagram]]
  
Dossieroverdracht komt binnen de JGZ voor als de verantwoordelijke JGZ-organisatie van een kind wijzigt. Situaties waarin dit voorkomt zijn:
+
==Dossieroverdracht==
# Het bereiken van de 4 jarige leeftijd. In dit geval krijgt de huidige beheerverantwoordelijke een notificatie ‘Kind wordt 4 jaar’;
+
Dossieroverdracht komt binnen de JGZ voor als de verantwoordelijke JGZ-organisatie van een kind wijzigt. Situaties waarin dit voorkomt zijn:
# Verhuizing of schoolverandering. In dit geval krijgt de beoogde beheerverantwoordelijke een notificatie ‘nieuw kind’.
+
1. Het bereiken van de 4-jarige leeftijd door het kind als de zorg voor kinderen onder en boven de 4 jaar is belegd bij verschillende organisaties.
 
+
2. Een verhuizing of wijziging van school van het kind naar een gebied dat buiten het zorggebied van de huidige JGZ-organisatie valt.  
In het geval van situatie 1 zal de huidige beheerverantwoordelijke het kind en bijbehorende dossier overdragen aan de nieuwe beheerverantwoordelijke. De nieuwe beheerverantwoordelijke neem het kind en dossier over. In geval van situatie 2 zal de beoogde beheerverantwoordelijke het initiatief nemen voor overdracht. Het kind wordt ‘aangenomen’ om vervolgens aan de huidige beheerverantwoordelijke een overdracht te vragen. Een kind of wettelijk vertegenwoordiger moet toestemming hebben gegeven om het dossier over te dragen. Dit staat beschreven in de volgende paragraaf.
+
In de volgende paragraaf wordt de toestemming van overdracht besproken, dat voor beide situaties van belang is. De beide situaties worden besproken in de paragrafen erna. Het overdragen en aannemen van een kind, dat in beide situaties moet gebeuren wordt daarna ook besproken. Hoe een dossier ontstaat wordt besproken in [Def JGZ-domein].
+
 
+
 
+
''Toestemming dossieroverdracht''
+
 
+
Na het aanmaken van een JGZ-dossier na de geboorte wordt door de JGZ-organisatie een afspraak gemaakt met de ouders. Op het eerste reguliere contactmoment (meestal het huisbezoek met 14 dagen) zal de JGZ-zorgverlener de ouders informeren over de werkwijze van de JGZ. De JGZ-zorgverlener maakt hiervan een aantekening in het dossier. Hierbij wordt de ouder geïnformeerd over dossieroverdracht binnen de JGZ en worden ze gevraagd wel of geen toestemming te geven voor overdracht van het dossier. Bij geen toestemming mag het dossier niet overgedragen worden, wat consequenties heeft voor het proces van dossieroverdracht.
+
 
De toestemming voor dossieroverdracht wordt, naast de toestemming na de geboorte, ook gevraagd bij elke feitelijke dossieroverdracht. Als de JGZ geen contact krijgt met de ouder of het kind dan mag de JGZ terugvallen op de eerder gegeven toestemming.
 
De toestemming voor dossieroverdracht wordt, naast de toestemming na de geboorte, ook gevraagd bij elke feitelijke dossieroverdracht. Als de JGZ geen contact krijgt met de ouder of het kind dan mag de JGZ terugvallen op de eerder gegeven toestemming.
 +
In sommige gevallen hebben de zorgverleners van de oude en nieuwe JGZ-organisatie ook persoonlijk contact over het overgedragen dossier.  Dit is een “warme overdracht”. Deze handeling staat naast de technische handeling van dossieroverdracht en valt buiten de scope van de hier uitgewerkte dossieroverdracht.
  
 +
==Het overdragen van een dossier na het bereiken van de 4jarige leeftijd==
 +
Indien de zorg voor kinderen onder de 4 jaar en 4 jaar en ouder is belegd bij verschillende JGZ-organisaties (zorgorganisatie en GGD) vindt dossieroverdracht plaats bij het bereiken van de 4-jarige leeftijd. De huidige uitvoerende JGZ-organisatie neemt dan het initiatief om het JGZ-dossier over te dragen. Die organisatie beschikt over de juiste (in het JGZ-dossier opgenomen) gegevens om het moment van overdracht te kunnen vaststellen. De JGZ-organisatie heeft dan brengplicht. De huidige uitvoerende JGZ-organisatie (JGZ dossieroverdrager) heeft samenwerkingsafspraken met alle JGZ 4-19 organisaties in dezelfde regio. Op basis van de postcode van het woonadres van het kind bepaalt de huidige JGZ-organisatie de de nieuwe uitvoerende JGZ-organisatie. Wanneer kinderen worden geboren (en aangegeven) in een andere gemeente dan de woonplaats, meldt het GBA dit bij de JGZ-organisatie waar het kind woont. In deze situatie hoeft er na aangifte dus geen verhuizing van het JGZ-dossier plaats te vinden.
  
''Het kind wordt 4 jaar''
+
==Het overdragen van een dossier na verhuizing of schoolverandering==
 
+
Een kind is in zorg bij de JGZ-organisatie die verantwoordelijk is voor het zorggebied waar het kind woont. Tenzij het kind naar een school gaat in het zorggebied van een andere JGZ-organisatie. Dan is het kind in zorg bij de JGZ-organisatie waar het kind naar school gaat.
Indien de zorg voor kinderen onder de 4 jaar en 4 jaar en ouder is belegd bij verschillende JGZ-organisaties (zorgorganisatie en GGD) vindt dossieroverdracht plaats bij het bereiken van de 4-jarige leeftijd. De huidige JGZ-organisatie neemt dan het initiatief om het JGZ-dossier over te dragen. Die organisatie beschikt over de juiste (in het JGZ-dossier opgenomen) gegevens om het moment van overdracht te kunnen vaststellen. De JGZ-organisatie heeft dan brengplicht. De huidige verantwoordelijke JGZ-organisatie (JGZ dossieroverdrager) dient daartoe de beoogde verantwoordelijke JGZ organisatie (JGZ dossierontvanger) te bepalen. Dit gebeurt op basis van de JGZ-postcodetabel. Wanneer kinderen worden geboren (en aangegeven) in een andere gemeente dan de woonplaats, meldt het GBA dit bij de JGZ-organisatie waar het kind woont. In deze situatie hoeft er na aangifte dus geen verhuizing van het JGZ-dossier plaats te vinden.
+
Bij verhuizing naar een andere gemeente of verandering van school kan dossieroverdracht aan de orde zijn als sprake is van de overgang naar een zorggebied van een andere JGZ-organisatie. Bij een verhuizing, ontvangen de zowel de huidige als de nieuwe uitvoerende JGZ-organisatie hiervan bericht vanuit de GBA, als het kind is ingeschreven in de nieuwe gemeente. Bij verandering van school wordt dit opgemerkt door de nieuwe JGZ-organisatie op basis van de leerling-gegevens (klasselijsten) die van de scholen in de gemeente worden ontvangen/opgevraagd.
 
+
Bij het binnenkomen van een GBA-bericht of schoollijst bepaalt de nieuwe uitvoerende JGZ-organisatie of zij de correcte nieuwe JGZ-organisatie is voor het kind. Deze nieuwe uitvoerende JGZ-organisatie neemt indien dat het geval is het kind aan en vraagt de huidige uitvoerende JGZ-organisatie om het kind over te dragen. Door de nieuwe uitvoerende JGZ-organisatie wordt onderzocht welke organisatie de huidige JGZ-organisatie is en waar het dossier dus opgevraagd moet worden. In dit geval heeft de nieuwe uitvoerende JGZ organisatie een haalplicht.
 
+
''Het kind verhuist of verandert van school''
+
 
+
Een kind kan naar een school gaan die onder een ander JGZ-organisatie (GGD) valt. In zo'n geval heeft de beoogde JGZ-organisatie de verantwoordelijkheid voor de zorg. De GGD van deze gemeente zal de verantwoordelijkheid ten aanzien van het kind bepalen op basis van de leerlinggegevens die van de scholen in de gemeente worden ontvangen/opgevraagd.
+
 
+
Ook bij verhuizing naar een andere gemeente kan dossieroverdracht aan de orde zijn. Na inschrijving bij de nieuwe gemeente krijgen zowel de huidige als de beoogde JGZ-organisatie hiervan bericht vanuit de GBA. Het kan echter gebeuren dat een kind verhuist naar een postcodegebied die onder een andere JGZ-organisatie valt, maar toch op dezelfde school blijft. In dat geval blijft de huidige JGZ-organisatie de verantwoordelijke organisatie .
+
 
+
Bij het binnenkomen van een GBA-bericht ofwel schoollijst bepaalt de JGZ-organisatie of zij de correcte beoogde JGZ-organisatie is voor het kind. Deze beoogde JGZ-organisatie (JGZ-dossierontvanger) neemt indien dat het geval is het kind aan en vraagt de huidige beheerverantwoordelijke om het kind over te dragen. Door de beoogde JGZ-organisatie wordt onderzocht welke organisatie de huidige JGZ-organisatie (JGZ-dossieroverdrager) is en waar het dossier dus opgevraagd moet worden. In dit geval heeft de beoogde JGZ organisatie een '''haalplicht'''.
+
 
+
 
+
''Overdragen van een kind''
+
 
+
Bij overdracht controleert de huidige beheerverantwoordelijke altijd of een kind of ouder toestemming heeft gegeven voor overdracht binnen de JGZ. Als de toestemming niet is gegeven, dan wordt de beoogde JGZ-organisatie op de hoogte gebracht.
+
Als er sprake is van een haalplicht, dan controleert de huidige beheerverantwoordelijke of de leerling niet meer is ingeschreven bij de school die binnen het eigen dekkingsgebied valt. Als dit wel het geval is kan de huidige JGZ organisatie het verzoek weigeren. De beoogde JGZ organisatie wordt dan op de hoogte gesteld.
+
Als vastgesteld is dat dossieroverdracht moet plaatsvinden, zal de huidige beheerverantwoordelijke het dossier klaarmaken voor overdracht. Het dossier wordt op orde gemaakt en gesloten voor overdracht door een JGZ-zorgverlener. Daarna wordt het dossier verstuurd door een JGZ-medewerker.
+
Het kan voor de beoogde JGZ-organisatie handig zijn om te weten waarom de huidige JGZ-organisatie een overdrachtsverzoek weigert. Andersom kan het voor de huidige JGZ-organisatie handig zijn om te weten waarom de beoogde JGZ-organisatie het dossier wil overnemen. Hiertoe zal er in de meeste gevallen “warm contact” zijn tussen de nieuwe en oude JGZ-organisatie. Hiermee wordt bedoelt dat er mondeling tussen de organisaties overlegd wordt.
+
 
+
 
+
''Aannemen van een kind.''
+
 
+
De nieuwe beheerverantwoordelijke zal het kind opnemen in de administratie en een zorgverlener toewijzen. Als de nieuwe beheerverantwoordelijke een nieuw kind binnen krijgt door middel van een schoollijst of GBA bericht zal de beoogde beheerverantwoor-delijke het dossier en beheeroverdracht vragen bij de huidige beheerverantwoordelijk. De huidige beheerverantwoordelijke kan het dossier dan overdragen zoals beschreven in de vorige paragraaf. Als de beoogde beheerverantwoordelijke het dossier toegestuurd krijgt van de huidige beheerverantwoordelijke en zij horen niet de nieuwe JGZ-organisatie te zijn, kunnen zij weigeren . Als dit het geval is, dan dienen ze het toegestuurde dossier te vernietigen. In het geval van geen toestemming voor dossieroverdracht wordt er geen dossier toegestuurd en wordt er een nieuw dossier aangemaakt.
+

Versie van 18 okt 2013 om 09:10

Dit materiaal is onderdeel van Jeugdgezondheidszorg V6.12.2 Dossieroverdracht.
  • Compatible wijzigingen/nadere bewoordingen, tikfouten kunnen direct in de Wiki gewijzigd worden
  • Open issues die discussie vergen s.v.p. in de commentaarsectie opnemen.

Procesflow

Sequence diagram

Dossieroverdracht

Dossieroverdracht komt binnen de JGZ voor als de verantwoordelijke JGZ-organisatie van een kind wijzigt. Situaties waarin dit voorkomt zijn: 1. Het bereiken van de 4-jarige leeftijd door het kind als de zorg voor kinderen onder en boven de 4 jaar is belegd bij verschillende organisaties. 2. Een verhuizing of wijziging van school van het kind naar een gebied dat buiten het zorggebied van de huidige JGZ-organisatie valt. De toestemming voor dossieroverdracht wordt, naast de toestemming na de geboorte, ook gevraagd bij elke feitelijke dossieroverdracht. Als de JGZ geen contact krijgt met de ouder of het kind dan mag de JGZ terugvallen op de eerder gegeven toestemming. In sommige gevallen hebben de zorgverleners van de oude en nieuwe JGZ-organisatie ook persoonlijk contact over het overgedragen dossier. Dit is een “warme overdracht”. Deze handeling staat naast de technische handeling van dossieroverdracht en valt buiten de scope van de hier uitgewerkte dossieroverdracht.

Het overdragen van een dossier na het bereiken van de 4jarige leeftijd

Indien de zorg voor kinderen onder de 4 jaar en 4 jaar en ouder is belegd bij verschillende JGZ-organisaties (zorgorganisatie en GGD) vindt dossieroverdracht plaats bij het bereiken van de 4-jarige leeftijd. De huidige uitvoerende JGZ-organisatie neemt dan het initiatief om het JGZ-dossier over te dragen. Die organisatie beschikt over de juiste (in het JGZ-dossier opgenomen) gegevens om het moment van overdracht te kunnen vaststellen. De JGZ-organisatie heeft dan brengplicht. De huidige uitvoerende JGZ-organisatie (JGZ dossieroverdrager) heeft samenwerkingsafspraken met alle JGZ 4-19 organisaties in dezelfde regio. Op basis van de postcode van het woonadres van het kind bepaalt de huidige JGZ-organisatie de de nieuwe uitvoerende JGZ-organisatie. Wanneer kinderen worden geboren (en aangegeven) in een andere gemeente dan de woonplaats, meldt het GBA dit bij de JGZ-organisatie waar het kind woont. In deze situatie hoeft er na aangifte dus geen verhuizing van het JGZ-dossier plaats te vinden.

Het overdragen van een dossier na verhuizing of schoolverandering

Een kind is in zorg bij de JGZ-organisatie die verantwoordelijk is voor het zorggebied waar het kind woont. Tenzij het kind naar een school gaat in het zorggebied van een andere JGZ-organisatie. Dan is het kind in zorg bij de JGZ-organisatie waar het kind naar school gaat. Bij verhuizing naar een andere gemeente of verandering van school kan dossieroverdracht aan de orde zijn als sprake is van de overgang naar een zorggebied van een andere JGZ-organisatie. Bij een verhuizing, ontvangen de zowel de huidige als de nieuwe uitvoerende JGZ-organisatie hiervan bericht vanuit de GBA, als het kind is ingeschreven in de nieuwe gemeente. Bij verandering van school wordt dit opgemerkt door de nieuwe JGZ-organisatie op basis van de leerling-gegevens (klasselijsten) die van de scholen in de gemeente worden ontvangen/opgevraagd. Bij het binnenkomen van een GBA-bericht of schoollijst bepaalt de nieuwe uitvoerende JGZ-organisatie of zij de correcte nieuwe JGZ-organisatie is voor het kind. Deze nieuwe uitvoerende JGZ-organisatie neemt indien dat het geval is het kind aan en vraagt de huidige uitvoerende JGZ-organisatie om het kind over te dragen. Door de nieuwe uitvoerende JGZ-organisatie wordt onderzocht welke organisatie de huidige JGZ-organisatie is en waar het dossier dus opgevraagd moet worden. In dit geval heeft de nieuwe uitvoerende JGZ organisatie een haalplicht.