Methode ontwikkeling eOverdracht v3.x

Het ontwikkelen van de eOverdracht is stapsgewijs tot stand gekomen: deze fasen worden achtereenvolgens toegelicht.

Analyse van het overdrachtsproces

Om kennis en inzicht op te doen over de verpleegkundige en verzorgende overdracht en elektronische gegevensuitwisseling zijn verschillende bronnen geraadpleegd. (Inter)nationale literatuur en documentatie over de overdracht, waaronder de richtlijn verpleegkundigen en verzorgenden verslaglegging, zijn bestudeerd. Daarnaast zijn interviews gehouden met verpleegkundigen & verzorgenden uit alle zorgsectoren en is een survey onder Verpleegkundige Advies Raden (VAR’s), verpleegkundige netwerken en verpleegkundigen en verzorgenden gehouden. Het doel van deze inventarisatie was te achterhalen hoe het overdrachtsproces verloopt, welke gegevens worden overgedragen, of en welke afspraken gemaakt zijn, en op wat voor manier wordt overgedragen. Deze analyse heeft inzicht gegeven in het concept ‘gegevensuitwisseling en overdracht’ en wat de bevorderende en belemmerende factoren zijn [1].

Uitgangspunten vaststellen

Met de kennis en inzichten die de analyse heeft opgeleverd, zijn uitgangspunten geformuleerd:

• De eOverdracht is gebaseerd op het principe van registratie aan de bron; eenmalige registratie, meervoudig gebruik.
• De overdracht van de sturende organisatie is de input voor de anamnese van de ontvangende organisatie. Hierdoor hoeft informatie niet opnieuw te worden overgenomen of nagevraagd aan de patiënt en wordt de kans op fouten kleiner (zie afbeelding 1).

Afbeelding 1: Schematisch overzicht van de verpleegkundige overdracht tussen twee organisaties

• Gegevens die worden uitgewisseld hebben voor de ene verpleegkundige of verzorgende dezelfde betekenis als voor de andere. Als de ene keer gesproken wordt over ‘een ineffectief ademhalingspatroon’ en de andere keer over ‘benauwdheid’ kan dat leiden tot verkeerde interpretaties en neemt de kans op fouten toe. Bij het elektronisch vastleggen en uitwisselen van gegevens is het noodzakelijk dat gebruik wordt gemaakt van een gedeeld ‘woordenboek’: verpleegkundigen en verzorgenden duiden de zorg die zij aan de patiënt/cliënt geven op dezelfde manier. Bij het ontwikkelen van de eOverdracht zijn de gebruikte termen en definities eenduidig vastgesteld door de beroepsgroep (V&VN).
• De eOverdracht is gebaseerd op een selectie van de vastgestelde zorginformatiebouwstenen, zodat de gegevens op eenzelfde manier worden ingebouwd (dit is een taak van de softwareleverancier).
• De patiënt/cliënt staat centraal.
• De overdracht is generiek, maar wel uitgesplitst in twee doelgroepen: kinderen en volwassenen. Waar mogelijk wordt gebruik gemaakt van dezelfde zorginformatiebouwstenen.

Opzetten expertgroepen

In de volgende fase werden expertgroepen opgezet met als doel om te bepalen welke generieke gegevens per doelgroep relevant zijn. De werving van de experts heeft plaats gevonden via de achterban van V&VN (via V&VN afdelingen/platforms/werkgroepen/werkplaats). Een belangrijke criteria was dat verpleegkundigen en verzorgenden uit verschillende zorgsectoren vertegenwoordigd moesten zijn:

• ziekenhuis (algemeen en academisch)
• thuiszorg
• verpleeghuissector
• geestelijke gezondheidszorg
• verstandelijke gehandicaptenzorg
• revalidatie

Daarnaast heeft een afgevaardigde van de V&VN afdeling transferverpleegkundigen in de expertgroepen geparticipeerd. Voor de ontwikkeling van overdracht van kinderen is de ervaring van zorg aan verschillende leeftijdsgroepen 0-1 en 1-18 jaar een extra criterium geweest. Indien nodig werden experts geraadpleegd op een specifiek deelgebied, zoals wondexperts. Affiniteit voor zorg en ICT was een pré. De expertgroepen werden begeleid door adviseurs van V&VN, een medisch terminoloog en een informatieanalist van Nictiz.

Selecteren en vaststellen van relevante gegevens

De expertgroepen hebben de uitgangspunten bevestigd, waarna via praktijksituaties, voorbeelden uit de praktijk, en verschillende datasets gekeken is welke gegevens relevant zijn voor de overdracht. Samen met de medisch terminoloog en informatieanalist is vervolgens een koppeling gemaakt naar de bestaande set zorginformatiebouwstenen (zib's) (www.zibs.nl). Indien gegevens niet in een zib waren opgenomen, werd een wijzigingsverzoek ingediend of er werd een nieuwe zib’s ontwikkeld. Hiervoor werd een apart project opgetuigd [2]. Het selectieproces heeft geleid tot een set van zib’s, die tezamen de informatiestandaard eOverdracht voor kinderen en volwassenen vormt.

Validatieproces

Om te bepalen of de eOverdracht voor de doelgroep kinderen en volwassenen bruikbaar is voor de dagelijkse praktijk is een veldraadpleging gehouden onder verpleegkundigen en verzorgenden: er werden focusgroepen, klankbordgroepen en een survey opgezet. Via deze veldraadpleging werd gevraagd de set volledig en bruikbaar was. Daarnaast werd casuïstiek uit de praktijk verzameld door de expertgroepen om te bepalen of de eOverdracht toepasbaar en volledig was. De survey onder de beroepsgroep werd in een later stadium herhaald [3-5].

De eOverdracht werd vervolgens voorgelegd aan het architectuurteam, met als doel het bewaken van het consistent gebruik van informatie en het datamodel. Daarbij werd niet naar de individuele zib’s gekeken, maar ook hoe deze eOverdracht past in het geheel van zorginformatiebouwstenen. Een terminoloog van het SNOMED CT Release Center (Nictiz) controleerde de SNOMED CT codes. Daarnaast werd een open consultatie onder softwareleveranciers uit alle zorgsectoren gehouden. Indien nodig, konden de zib’s worden aangepast.

Na de validering door de achterban, werd de set van gegevens voor de eOverdracht definitief vastgesteld.

Bestuurlijke accordering

In de laatste fase werd de eOverdracht voorgelegd aan de Autorisatieraad. Hierin zijn stakeholders, waaronder Nictiz, NVZ, NFU, GGZ, NPCF, vertegenwoordigd. De deelnemers in de Autorisatieraad zijn verantwoordelijk voor de besluitvorming rondom wijzigingen in de zorginformatiebouwstenen [6]. De procedure van ontwikkeling is volgens afspraak verlopen en de Autorisatieraad is akkoord met de samenstelling van de eOverdracht (inclusief de doorgevoerde wijzigingen in de zibs’s) [6]. Publicatie werd een feit.

Mapping met classificaties

Verpleegkundigen en verzorgenden kunnen gebruik maken van verschillende classificaties binnen het elektronisch zorgdossier, zoals Omaha System, NANDA/NIC/NOC, ICF. Het betekent dat voor het beschrijven van een probleem (diagnose), interventies en zorgresultaten verschillende termen worden gebruikt. Dit kan leiden tot verkeerde interpretaties, wanneer informatie wordt uitgewisseld. Daarnaast zijn classificaties verschillend gestructureerd. De NANDA-I diagnose heeft een andere structuur (de PES) dan bijvoorbeeld een Omaha System probleem.

Om deze reden heeft een mapping plaats gevonden, in eerste instantie op het specifieke onderdeel 'probleem (diagnose)'. Dit betekent dat gekeken is welke problemen (diagnosen) overeenkomen en hoe deze aan elkaar gelinkt kunnen worden. De toelichting om deze methode valt buiten het kader van dit document. De mapping met problemen is in de eOverdracht opgenomen, zodat verpleegkundigen en verzorgenden gegevens kunnen uitwisselen.

Beheer van de informatiestandaard

Voor het beheer van de informatiestandaard eOverdracht zijn afspraken gemaakt met V&VN en Nictiz [6]. V&VN heeft onder andere een redactieraad samengesteld waarin zorginhoudelijke experts uit alle zorgsectoren zitting hebben. Zij beoordelen onder andere mede de wijzigingsverzoeken die worden ingediend via Nictiz. Bij complexe vraagstukken wordt de vraag voorgelegd aan verpleegkundigen of verzorgenden met specifieke expertise op een bepaald gebied.

Referenties

Nr	Auteur(s)	Titel	Datum
1	Verwey R, Vreeke E, Duijvendijk I van, Zondervan R	e-Overdracht in de Care: een inventarisatie	2010
2	Programmateam Registratie aan de bron	Architectuurdocument volume 1: De grondbeginselen van zorginformatiebouwstenen en hoe ze gebruikt kunnen worden.	2016
3	van Duijvendijk I, van Rest B	Verpleegkundige overdracht, een geoliede machine?	2014
4	van Duijvendijk I, Wagemaker J	Verpleegkundige overdracht voor kinderen is ondermaats.	2015
5	van der Molen L	De verpleegkundige overdracht in beweging.	2017
6	Smeele F	Beheer afspraken Zorginformatiebouwstenen (zib's)	2017

Tabel 1: Referenties