Quality Assurance - Proceskaart - Kwalificeren 3.0.1

1 Procesdoel

Het doel van dit proces is:

• Het vaststellen of een leverancier de informatiestandaard conform de geldende kwalificatie-eisen heeft ingebouwd in zijn applicatie. Hiermee wordt getoetst of een juiste en volledige uitwisseling van informatie mogelijk is.

Uitgangspunten:

• Het proces moet transparant zijn;
• Het proces moet voorspelbaar zijn;
• Het proces moet een gelijk speelveld bieden;
• Het proces en de bijbehorende begeleiding moet zowel intern als extern helder gecommuniceerd zijn
• De dienstverlening moet schaalbaar zijn.

1.1 Proceseigenaar

Ines Moustafa

2 Proces

2.1 Procesdiagram

2.2 Procesactiviteiten

Nr.	Verantwoordelijk	Activiteiten	Hulpmiddelen
1.	PMO'er	Uitvoeren intake:  Trigger voor het proces van kwalificeren is de aanmelding van een leverancier via het kwalificatieaanvraagformulier via de Nictiz Servicedesk. Ze kunnen zich eventueel ook aanmelden via het MedMij loket of het LandelijkSchakelPunt (LSP), waarvoor een kwalificatieverplichting geldt (zie proces ‘Publiceren’). Als het een MedMij kwalificatie betreft en een leverancier nog geen MedMij-deelnemer is, moeten ze eerst dat traject doorlopen bij Stichting MedMij. Zodra dit rond is en ze een deelnemersnummer hebben ontvangen, melden leveranciers zich aan via de Nictiz Servicedesk. Als het een XIS kwalificatie betreft, kunnen ze zich direct melden. De Nictiz-medewerker verzorgt, indien gewenst, een intakegesprek. Dit is een algemene kennismaking en introductie waarin het kwalificatieproces wordt uitgelegd en de hulpmiddelen (Conformancelab, Kwalificatiesimulator, BITS) worden toegelicht. De leverancier wordt in het gesprek gewezen op de aanwezigheid van het functioneel ontwerp, technisch ontwerp en FAQ op de Wikipagina’s. Met de informatie uit het intakegesprek kan de leverancier de eerste stappen in de kwalificatie zetten. De informatie wordt ook in de kwalificatieomgeving van de leverancier gedeeld. Bij leveranciers die voor het eerst komen kwalificeren is ook een uitgebreidere intake nodig, waarbij leden van het productteam aansluiten om het proces en eventuele inhoudelijke vragen toe te lichten. Als afsluiting van de intake wordt, indien mogelijk, een startdatum voor de kwalificatie ingepland met de leverancier. Indien van toepassing wordt acceptatie VZVZ van deze afspraak op de hoogte gebracht. Bij issues kan de PMO’er ondersteuning vragen aan de Coördinator Kwalificatiecentrum of een Informatieanalist. De gemaakte afspraken met de leverancier worden vastgelegd in een eigen validatieproject in BITS (inclusief flow die wordt gevolgd).	Conformancelab Kwalificatiesimulator BITS Wiki
2.	PMO’er	Uitvoeren planningsgesprek:  Tijdens het planningsgesprek maakt de PMO’er concrete afspraken met de leverancier over de planning voor de uitvoering van de eerste kwalificatie dan wel niet een afspraak gemaakt om de aansluiting te verzorgen op de simulator (kwalificatie.nictiz.nl). Tevens wordt uitleg gegeven over het beoordelingsproces en de afspraken rondom afwijkingen. Ook worden de hulpmiddelen in het proces en de vindplaats ervan in Wiki (nogmaals) toegelicht: functioneel ontwerp, technisch ontwerp, toegang tot simulator, FAQ, kwalificatiescripts en addenda, aanleverformat, Conformancelab en ‘Conformiteitencheck (CC)’ (deze worden opgestuurd).   VZVZ is bij het planningsgesprek aanwezig voor de  afstemming rondom de acceptatie. Acceptatie gebeurt in de regel circa drie weken na kwalificatie.	Voorbeeld aanleverformat PDFA [Download] kwalificatiescripts en addenda Wiki Kwalificatiepagina MedMij Voorbeeld CC PDFA [Download]
3.	Kwalificatie-specialist en Informatie-analist	Beoordelen Conformiteitscheck (CC):  Voordat de kwalificatie kan plaatsvinden (toegangseis), wordt een check uitgevoerd op de door de leverancier ingevulde CC. Iedere CC wordt op SharePoint en in de kwalificatieomgeving van de leverancier opgeslagen. Dit gebeurt door de Informatieanalist. De goedkeuring wordt vastgelegd in het kwalificatiedossier van de leverancier (Sharepoint). Indien er afwijkingen worden toegestaan die betrekking hebben op de informatiestandaard die nog niet eerder zijn toegestaan worden deze toegevoegd aan het vrijheidsgradenregister, zodat bij andere kwalificaties afwijkingen ondervangen kunnen worden.   Dit proces duurt maximaal 4 weken.  De beoordeling van de CC vindt plaats op basis van de variatie van de dekking in zibs en de functionaliteiten van de informatiestandaard. Het proces wordt door de PMO’er besproken in het planningsgesprek met de leverancier en is beschreven in het functioneel ontwerp.	Sharepoint en afwijkingenregister
4.	Kwalificatie-specialist en Specialist Gegevensuitwisseling	Beoordelen kwalificatie:  De Kwalificatiespecialist en Specialist Gegevensuitwisseling beoordelen op functioneel en technisch gebied of de informatiestandaard correct is geïmplementeerd in de applicatie van de leverancier. Aan de hand van de kwalificatiescripts wordt een vergelijking gemaakt met de aangeleverde schermprints en technische berichten. De kwalificatie vindt plaats in verschillende stappen: volledigheidsbeoordeling, technische beoordeling en functionele beoordeling. Op de technische beoordeling vindt een vier-ogenprincipe plaats door een andere Specialist Gegevensuitwisseling. Registratie van de beoordeling gebeurt in de kwalificatieomgeving van de leverancier.   Indien nodig vindt overleg met de Productmanager plaats. Deze draagt de eindverantwoording voor inhoudelijke besluiten.   Inspanningsverplichting van Kwalificatiecentrum om bevindingen te registeren voor het beheersproces indien de informatiestandaard niet toereikend is of de requirements niet overeenkomen. Deze inspanningsverplichting is ten behoeve van de verbetering van de informatiestandaard.	Kwalificatiescripts Kwalificatiesimulator BITS
5.	PMO'er	Communiceren kwalificatiebesluit:  De PMO’er communiceert het kwalificatiebesluit per e-mail en via de kwalificatieomgeving aan de leverancier. Bij afwijzing wordt in overleg met de leverancier een nieuw startdatum voor kwalificatie gepland, de verantwoordelijkheid hiervoor ligt bij de leverancier.   De oorkonde wordt door de PMO’er per e-mail doorgegeven aan het infoloket van MedMij en wordt de kwalificatie op de Medmij of Overzicht kwalificatieresultaten gepubliceerd. Tevens wordt VZVZ geïnformeerd ten behoeve van de acceptatie.   Documenten met betrekking tot de doorlopen kwalificatie worden opgeslagen op Sharepoint en het eigen validatieproject in BITS. Daarnaast wordt in de publicatielijst bijgehouden welke leveranciers zijn gekwalificeerd. De gegevensdiensten per MedMij-deelnemer zijn te raadplegen via de MedMij website.	BITS  Publicatielijst
6.	PMO'er	Evalueren kwalificatieproces:  Na iedere kwalificatie wordt laagdrempelig feedback opgevraagd bij de leverancier. Indien hier verbeterpunten uitkomen worden deze besproken in het team.  Productmanagers worden door de PMO’er geïnformeerd over de evaluaties.

3 Context

-

4 Procesrisico’s en beheersmaatregelen

Risico’s	Beheersmaatregelen
Door onduidelijke kwalificatie-eisen is er ruimte voor interpretatie waardoor het kwalificatieproces te lang duurt of variatie in uitkomsten van de kwalificatie ontstaat	Duidelijke informatievoorziening vooraf. Beschikbaarheid testmateriaal Volledigheidscheck aangeleverd materiaal (kwaliteit van aanlevering) Kwalificatiespecialist betrekken in proces van (door)ontwikkelen om de juistheid van het kwalificatiemateriaal te helpen borgen (waardoor minder ruimte voor interpretatie) Heldere richtlijnen voor opstellen kwalificatiemateriaal
Trage afhandeling van reacties door Nictiz, waardoor een leverancier bijvoorbeeld haar deadline mist	Duidelijke afspraken over reactietijd maken Afhankelijkheid van specifieke personen verminderen Afhankelijkheid van externe tools (Conformancelab), kwalificatie.nictiz.nl mitigeren door duidelijker beschikbaarheids-/SLA-afspraken met de betreffende leveranciers te maken (actie voor Toolingcentrum)
Informatiestandaard is niet volwassen genoeg (‘moving target’), waardoor veel issues ontstaan en de doorlooptijd van de kwalificatie onbeheersbaar is	Prototype usecase opzetten in ontwikkel- en testproces en verbeteringen verwerken in informatiestandaard voordat kwalificatieproces wordt uitgevoerd Verklaring kwalificerende partij bij afwijkingen van de informatiestandaard Transparant communiceren over de status van een standaard (onvolwassen/volwassen)
Te weinig capaciteit om kwalificatie uit te voeren (bij KC, IA, SGU, Terminologie), waardoor vertraging ontstaat en (daardoor) ontevredenheid bij de leverancier	Gedocumenteerde werkinstructies en capaciteitsplanning Forecasting, waardoor capaciteit claims vooraf/tijdig bij andere disciplines neergelegd kunnen worden. Dit kan d.m.v. afstemming met Product Owner en werken in 2-wekelijkse sprints Vastlegging definitieve startdatum kwalificatieproces in samenwerking met leverancier Vervallen van startdatum kwalificatie bij geen reactie
Stabiliteit kwalificatiesimulator (kwalificatie.nictiz.nl, Conformancelab) onvoldoende, waardoor vertraging in het kwalificatieproces ontstaat	Monitoring en goed beheer inrichten (SLA)

5 RACI-tabel

Toelichting:

• In de tabel zijn per procesactiviteit de verantwoordelijke (Nictiz-)functies benoemd. Tussen haakjes achter de functienaam is steeds de overeenkomstige NEN 7522 rol aangeduid (indien van toepassing)
• R (Responsible) = verantwoordelijke voor de uitvoering van de activiteit
• A (Accountable) = eindverantwoordelijke voor de uitvoering van de activiteit
• C (Consulted) = geraadpleegde(n) bij de uitvoering van activiteit
• I (Informed) = geïnformeerde(n) over de uitvoering van de activiteit

Nr.	Activiteit	PMO'er	Productmanager (Functioneel beheerder)	Informatieanalist	Specialist Gegevensuitwisseling	Kwalificatiespecialist	Teamlead Kwalificatiecentrum	Terminoloog	MedMij/LSP	Acceptatie VZVZ	Leverancier (Gebruiker)
1.	Uitvoeren intake	R		C	C	C	A			I	I
2.	Uitvoeren planningsgesprek	R					A			I	I
3.	Beoordelen CC	I		R		I	A				I
4.	Beoordelen kwalificatie	I	I	R	R	R	A	C			I
5.	Communiceren kwalificatiebesluit	R	I				A		I	I	I
6.	Evalueren kwalificatieproces	R	I				A			I	I

7 Release notes

In onderstaande tabel staan alle wijzigingen met betrekking tot dit Quality Assurance (QA) Proces, vanaf versie 3.0.0.

Versie	Datum	Release notes
3.0.1.	29-07-2025	Tekstuele aanpassingen in processtappen 1 t/m 5 doorgevoerd. Alle hyperlinks bijgewerkt een voorbeeld CC en Aanleverformat ter illustratie geüpload.