Quality Assurance - Proceskaart - Verkennen 3.0.0

Dit materiaal is in ontwikkeling en nog niet geschikt voor gebruik!

1 Procesdoel

Het doel van dit proces is:

• Het zorgvuldig selecteren en beoordelen van externe en interne verzoeken en ‘ideeën’ teneinde de juiste initiatieven te ontplooien.
• Het bereiken van een eenduidige werkwijze met uniformiteit in de producten die vanuit Nictiz in verschillende situaties en vanuit verschillende afdelingen worden opgeleverd.
• Het komen tot een gedragen (project-)plan van aanpak om invullingen te geven aan het geprioriteerde initiatief.

1.1 Proceseigenaar

Bennie Assink

2 Proces

2.1 Procesdiagram

Procesdiagram invoegen

2.2 Procesactiviteiten

Nr.	Verant-woordelijk	Activiteiten	Hulpmiddelen
1.	Medewerker Nictiz/indiener verzoek	Verzoek: Vanuit het zorgveld kunnen door medewerkers van Nictiz langs diverse kanalen (onder andere via VWS en (inter)nationale werkgroepen) ontwikkelingen en/of behoeften worden gesignaleerd waaraan vanuit Nictiz potentieel opvolging kan/moet worden gegeven. De betreffende Nictiz-medewerker dient het verzoek in bij een van de teamleads/coördinatoren of naar de betreffende PDM/PO. Er mag naar eigen inzicht beslist worden wie de juiste partij is om dit bij voor te leggen. Binnen S&A wordt indien verzoek een opvolging moet krijgen een kaartje gemaakt op het S&A Dashboard (binnen teams) Indien de medewerker buiten S&A valt wordt ook een adviseur betrokken.	Template verzoek
2	Medewerker Nictiz	* Bij de uitwerking van het verzoek geeft de medewerker aan welke expertise (bijvoorbeeld een Productmanager, HL7-specialist of adviseur) en organisatieniveau binnen Nictiz betrokken moet worden om het verzoek te beoordelen.	Dashboard S&A
2a.	Teamlead/ Coördinator	Afsluiten: niet voor Nictiz: Indien het verzoek geen betrekking heeft op activiteiten die binnen Nictiz worden uitgevoerd, wordt er geen opvolging gegeven aan het verzoek. De teamlead/Coördinator heeft de bevoegdheid om de beoordeling uit te voeren en draagt de verantwoordelijkheid voor het verstrekken van feedback aan de verzoeker. Het afgewezen verzoek wordt wel met een korte onderbouwing opgeslagen.	Dashboard S&A
3.	Teamlead/ Coördinator	Dashboard S&A In het coördinatorenoverleg S&A worden wekelijks de nieuwe verzoeken/vragen besproken. Het coördinatorenoverleg bepaalt de opvolging die aan het verzoek wordt gegeven en koppelt dit besluit aan de indiener terug. Vanuit dit overleg wordt er vanuit een S&A team een adviseur aan het verzoek gekoppeld die opvolging aan het verzoek geeft. De adviseurs bewaken de samenhang van het geheel aan verzoeken dat door S&A wordt ontvangen en stemmen hierbij indien nodig af met teamleads/productmanagers van andere afdelingen. Wanneer een verzoek wel van belang is voor Nictiz, maar nu geen prioriteit krijgt, blijft het verzoek op het S&A dashboard staan (status geparkeerd). De indiener wordt hierover geïnformeerd. POB: Binnen bestaande POB overleggen worden nieuwe verzoeken besproken en wordt er een PO/integraal team/medewerker gekoppeld aan een verzoek/vraag. Algemeen: Consulteer/informeer andere afdelingen/teams (denk aan Advies, POB, Zib-centrum, Terminologie, Kwalificatiecentrum, Stelselbeheer, Team Generiek, etc.) of het verzoek andere lopende trajecten/projecten raakt. Indien wordt besloten het verzoek niet op te volgen, wordt de indiener van het verzoek hiervan onderbouwd op de hoogte gesteld (2a). Inhoudelijk beoordelen: De beoordeling wordt gedaan door de deelnemers van het coördinatorenoverleg S&A op basis van een aantal criteria. Indien het verzoek geen nieuwe informatiestandaard, nieuwe usecase of wijzigingsverzoek van een bestaande informatiestandaard betreft, zal opvolging plaatsvinden in een adviestraject. De beoordeling binnen POB vindt plaats via bestaande overleggen.	Dashboard S&A
3.a		Analyseren & Prioriteren: Indien het verzoek betrekking heeft op een bestaande informatiestandaard, wordt het verzoek via de QA-stap wijzigingsbeheer opgepakt: het verzoek wordt doorgestuurd naar de productmanager. Een primaire taak binnen S&A is het zijn van een linking pin tussen ontwikkelingen op beleidsniveau en informatiestandaarden. In deze hoedanigheid zijn er adviseurs gekoppeld aan informatiestandaarden. De werkzaamheden die zij vervullen behoeven geen startnotitie en worden in samenspraak met de Productmanager/budgethouder (waar de urencodes op worden geschreven) vastgesteld (activiteiten werkplan).
4.	* MT-Lid	Quick response team: Een spoedadviesvraag wordt toegewezen door MT. Hiervoor gelden de volgende stappen, deze stappen worden toegelicht in het document ‘werkwijze Quick Response Team’: Medewerker Nictiz: signaleren aandachtspunt MT: bevestigen urgentie. MT-lid: aanwijzen trekker. MT-Lid en Trekker: Samenstellen QR-team en tegenlees team. Afspraken inplannen en One-note openen. MT-lid en QR-team: Opdracht en proces bespreken QR-team: Uitdiepen vraag /informatie vergaren. Trekker: Structureren van de input. QR-team: Bespreken input. Trekker: gezamenlijk schrijven advies (concept). QR-team: Review advies door team. Trekker: verwerken review van QR-team. Tegenlees-team: Review advies door tegenlezers. Trekker: verwerken review van tegen-leesteam. MT-lid: Review advies door MT-lid. Trekker: Opmaken lay-out advies en check op spelfouten. Afstemmen met communicatie. MT-lid of trekker: Uitbrengen van het advies. MT-lid en trekker: retrospective QR. Inventariseren geleerde lessen en eventuele vervolgacties bepalen.	Werkwijze Quick Response Team
4a.	MT-Lid	Vraag VWS beantwoord: Beantwoording wordt gedocumenteerd via het dashboard S&A en middels gesprek met opdrachtgever afgerond.
5. 5a.	Teamlead / Coördinator	Als een verzoek advies vereist, maar geen uitgebreid onderzoek omvat, zal dit verder worden behandeld in het traject voor beknopt advies. Indien inspanning in uren beperkt is (<40 uur) en uitwerking geen hoge interne / externe capaciteit vraagt (<4 uur) kan er gekozen worden om een (advies) memo op te stellen. Een advies (memo) kan na het gesprek met de opdrachtgever uitmonden in: Het publiceren van de resultaten. Hierbij wordt er met team communicatie afgestemd over de juiste kanalen wat betreft interne-externe publicatie. De adviseur is verantwoordelijk voor het borgen van de opgedane kennis en de opvolging van eventuele vervolgacties. Denk hierbij aan het opnieuw indienen van een verzoek/kaartje op het dashboard of overdragen van verantwoordelijkheid in de lijnorganisatie.	Template memo
6.	Adviseur / PO	Opstellen startnotitie: De adviseur /PO werkt, in afstemming met de betrokken Nictiz-expert, een voorstel tot het uitvoeren van een nadere verkenning uit in een startnotitie. Op de startnotitie staat de opdrachtgever en de namen van de deskundigen die inhoudelijk hebben meegelezen. Er vindt altijd een review (‘vierogenprincipe’) plaats door een opdrachtgever. Startnotitie wordt gedeeld met teamlead Advies/Teamlead PDM en met de proceseigenaar QA Verkennen. Startnotitie wordt aangeboden aan het coördinatoren overleg S&A / POB overleg waarna besluitvorming over voortgang.	Template startnotitie
7.	Opdrachtgever vanuit S&A (en productmanager)	Beoordelen startnotitie Go-NoGo: Opdrachtgever (management S&A / POB) neemt op basis van de startnotitie het besluit tot het uitvoeren van de verkenning en communiceert het besluit aan de adviseur en de expert. Indien nodig wordt de startnotitie door de adviseur/PO en expert aangepast en opnieuw aan opdrachtgever (S&A en/of POB) voorgelegd. De adviseur / PO stelt de indiener van het verzoek op de hoogte van het besluit. Nadat de startnotitie is opgesteld wordt definitief (indien dit nog onduidelijk was) besloten, of het gaat om een verkenning van een nieuwe usecase of informatiestandaard, of dat het een adviestraject betreft. Als het een verkenning nieuwe IS/UC betreft, zal er een productmanager worden betrokken indien dit nog niet was geregeld. Indien het een adviestraject betreft zal vanuit een S&A team hier verdere opvolging aan gegeven worden. Bij een wijzigingsverzoek aan een bestaande standaard is betrokkenheid van het CAB vereist tijdens deze stap. Zie hiervoor het QA-proces wijzigingsbeheer.
7a. 7b.		* Indien wordt besloten dat geen opvolging wordt gegeven aan de startnotitie, wordt dit besluit teruggekoppeld aan de indiener van het verzoek. Verzoek en startnotitie worden opgeslagen in het kaartje op het dashboard S&A/ verwerkt binnen POB.
8	Adviseur/PO	Verkennen Betreft alle activiteiten vanuit de startnotitie om de centrale vraag te beantwoorden en uiteindelijk te beoordelen of er voldoende mogelijkheden zijn voor een vervolg. In de verkenning wordt waar nodig afstemming gezocht met andere Nictiz-experts en externe experts uit het (zorg)veld. De adviseur / PO verkent op basis van de startnotitie en kan gebruik maken van de volgende elementen binnen een verkenning: probleemanalyse (al dan niet, afhankelijk van de aard van de verkenning, in de vorm van een veldverkenning of haalbaarheidsstudie), inclusief stakeholderanalyse, verkenning van oplossingsrichting(en) en globale financieringsbehoefte en -ruimte en legt deze voor aan de teamlead / productmanager (hiervoor kan het sjabloon veldverkenning een hulpmiddel zijn.	Template plan van aanpak IS/UC
9		Afronding Verkennen: opstellen concept plan van aanpak IS/UC: Een plan van aanpak (PvA) is een middel dat bijdraagt aan de organisatie van een project. Het assisteert bij het formuleren van doelstellingen aanpak en stappen die nodig zijn om een project of taak te voltooien. Het template PvA is een uitgebreid document dat helpt om geen onderdelen te missen bij het opstellen van het plan. Vul alleen in wat relevant is en hergebruik data uit de startnotitie en de verkenning. Op de het PvA vindt altijd een review (‘vierogenprincipe’) plaats door een collega(‘s). Daarnaast moet er een intern akkoord zijn van de teamlead / productmanager.
9b.	Autorisator	Akkoord autorisator: De productmanager dient het concept- plan van aanpak in bij de autorisator. De autorisator beoordeelt het concept-PvA. Indien nodig wordt het concept PvA door de adviseur/projectleider aangepast en opnieuw aan de autorisator voorgelegd. Bij goedkeuring wordt het concept-PvA overgedragen aan het desbetreffende productteam om het definitieve plan van aanpak verder uit te werken in de ontwikkel -en testfase. In het geval het beoogde project betrekking heeft op de ontwikkeling van een nieuwe informatiestandaard, dient als onderdeel van het projectplan te worden vastgesteld dat: De informatiestandaard past binnen het stelsel van informatiestandaarden van Nictiz; en Expliciet commitment (in de verkenning) is afgegeven door zorgaanbieder(s) en leverancier(s) voor de implementatie van de informatiestandaard.
10	PO/PDM	QA-proces ontwikkeling: Indien de autorisator akkoord heeft gegeven, wordt het concept plan van aanpak IS/UC verder uitgevoerd binnen het desbetreffende integrale team.
11.	Adviseur	Verkennen: opstellen PvA advies: Een plan van aanpak is een middel dat bijdraagt aan de organisatie van een project. Het assisteert bij het formuleren van doelstellingen aanpak en stappen die nodig zijn om een project of taak te voltooien. Het template PvA is een uitgebreid document dat helpt om geen onderdelen te missen bij het opstellen van het plan. Vul alleen in wat relevant is en hergebruik data uit de startnotitie en de verkenning.	Template Plan van Aanpak
11a.	Manager /Teamlead	Akkoord manager / teamlead: De manager / teamlead beoordeelt het PvA. Indien nodig wordt het PvA door de adviseur(s) aangepast en opnieuw aan de teamlead voorgelegd. Bij goedkeuring kan het plan van aanpak uitgevoerd worden door de adviseur.
12.	Adviseur	Adviesstuk opleveren: De adviseur is verantwoordelijk voor het schrijven van het adviesstuk en stemt hierover regelmatig af met de opdrachtgever. Gedurende het opleveren van het advies heeft het borgen van de kennis continue aandacht.
12a	Opdrachtgever	Akkoord adviesstuk door opdrachtgever: Opdrachtgever beoordeeld en indien akkoord duidelijke adviezen t.a.v. de gewenst vervolgacties. De adviseur geeft opvolging aan eventuele vervolgacties die volgen vanuit het advies. De adviseur zorgt voor de borging van de resultaten van het adviesstuk.
13.	Adviseur	Adviesstuk publiceren: Een advies om de standaard te wijzigen moet worden ingediend bij het Service Management Loket. Het vervolgproces vindt plaats in de QA-stap (wijzigings)beheer, waar eventuele aanpassingen aan informatiestandaarden worden behandeld. Deze aanpassingen worden ingediend via de Bits-omgeving van de desbetreffende standaard. Het publiceren van de resultaten. Hierbij wordt er met team communicatie afgestemd over de juiste kanalen wat betreft externe publicatie. De adviseur is verantwoordelijk voor het borgen van de kennis bij de juiste interne collega's.	Template adviesrapport

3 Context

De beschrijving van de activiteiten in deze proceskaart spitst zich toe op de activiteiten die voortkomen uit een verzoek aan Nictiz of idee vanuit Nictiz en dit kan eindigen in verschillende producten.

Voor een verzoek wat leidt tot een nieuwe informatiestandaard of usecase binnen een bestaande informatiestandaard is het van belang dat deze processtap eindigt met een concept-projectplan en een Go-NoGo voor de overgang naar de volgende fase in het QA-proces: “Ontwikkeling”. In de fase ontwikkeling wordt de conceptversie definitief gemaakt en start de uitvoering binnen het integrale team.

Voor een verzoek wat leidt tot een advies product (NON-Paper, Memo, Discussienota, Adviesrapport) is het van belang dat deze processtap eindigt met een concept-plan van aanpak en een Go-NoGo voor de definitieve opdracht om te komen tot het gewenste adviesproduct.
De scheidslijn voor adviesproducten om vanuit een startnotitie direct te werken aan de realisatie van het product of eerst een plan van aanpak te schrijven ligt met name in de te verwachten inzet.

Criteria inzet meer dan 40 uur + inzet van medewerkers vanuit andere teams.

Indien een ontvangen verzoek betrekking heeft op een reeds bestaand product of dienst, wordt het verzoek onder de verantwoordelijkheid van de Productmanager, als onderdeel van het proces ‘Beheren van een informatiestandaard’ uitgevoerd.
Indien het verzoek resulteert in het opstellen van een adviesproduct met betrekking tot een nieuw product of dienst, zal een adviseur worden aangewezen om het proces van dit traject te begeleiden.

Proces “verkennen” heeft betrekking op de planmatige activiteiten die kunnen leiden tot nieuwe producten en/of dienstverlening. Het uitgangspunt hierbij is dat deze verkenningen worden in principe uitgevoerd en gemonitord worden door de afdeling Strategie & Advies (S&A). Het proces verkennen kan leiden tot een plan voor een adviesstuk of een plan voor de ontwikkeling van een nieuwe informatiestandaard/aanpassing bestaande informatiestandaard (nieuwe usecase).
Bij het uitvoeren van een verkenning wordt door de betreffende Adviseur/PO expertise bijgeschakeld vanuit andere Nictiz-teams, bijvoorbeeld een Productmanager, Informatieanalist of andere expertise. Indien bij de verkenning brede inzet vanuit POB noodzakelijk is wordt dit gemeld bij het IPO-overleg en meegenomen in de capaciteitsplanning.

Uitwerking gebeurt vanuit de ‘tandemgedachte’: Adviseur/PO en inhoudelijke expert (‘Interne Nictiz-expert’, zie RACI-tabel) trekken samen op in het verkennen van de vervolgstappen naar aanleiding van een verzoek. Waar nodig worden (andere) externe experts betrokken.

Indien de verkenning plaatsvindt is er vanuit Nictiz strategie steeds meer aandacht voor het actief betrekken van het zorgveld en leveranciers bij het tot stand komen van een gewenst advies/product. Wij noemen dit proces werken in “Co-Creatie". Dit proces wordt in 2025 vanuit S&A in 2025 verder ontwikkelt, Sharepoint Co-Creatie voor de meest recente informatie.

Onderzoek en geef in de verkenning de relatie met landelijke ontwikkelingen op Gezondheid Informatie Stelsel aan: zie hiervoor de verschillende aandachtsgebieden: Data voor gezondheid

In de paarse blokken van de proceskaart staan adviesproducten weergegeven.
De urgentie, doorlooptijd, omvang en beoordelingsmomenten variëren, maar het betreft altijd een beantwoording van een beleidsvraag.

Speciaal aandacht heeft het Quick Response proces, hiermee wordt een snelle reactie gerealiseerd op basis van een acute vraag en dit proces kan alleen gestart worden in opdracht van een MT-Lid.

Denk bij de voorbereiding en uitwerking van de verschillende procesactiviteiten binnen QA verkennen steeds na over de complexiteit van het vraagstuk en pas daarop ook de juiste aanpak in de uitwerking en/of bij het opstellen van het plan van aanpak.

De Stacy Matrix kan daar goed bij helpen, zie hiervoor onderstaande link:

Stacey Matrix: kies het juiste Agile Raamwerk | Agile Scrum Group

4 Procesrisico’s en beheersmaatregelen

Procesrisico’s en beheersmaatregelen plakken

5 RACI-tabel

		Indiener van een verzoek	Adviseur / Product owner	Teamlead / Coördinator	Product manager	Management S&A / POB	MT Nictiz / MT Lid	Interne Nictiz-experts	Externe experts	Autorisator	Opdrachtgever
Nr.	Activiteit
1	Verzoek	R	A
2	Verwerken / Info aanvullen	C	R	A				C	C
2a	Afsluiten: niet voor Nictiz		I	R		A
2b	Indiener informeren	I	R	A
3	Analyseren & Prioriteren		I	R		A
3a	QA proces (wijzigings)beheer		R	A	I
4	Quick Response	I	R	I		I	A	C	C
4a	Gesprek Opdrachtgever (VWS)		R	I			A				I
5	Beknopt advies Opleveren memo	I	R	I		A		C	C
5a	Gesprek Opdrachtgever		R	I		A
6	Opstellen startnotitie		R	A		I
7	Go-NoGo		I	R		A
7a	Afsluiten		I	R		A
7b	Indiener informeren	I	R	A
8	Verkennen		R	A	I	I		C	C
9	Opstellen concept-PvA IS/UC	I	R	I	A			C	C
9a	Akkoord (autorisator?)			I	A	I				R
10	Naar QA proces Ontwikkeling	I		R	A	I
11	Opstellen concept PvA advies	I	R	A		I		C	C
11a	Akkoord manager / Teamlead		I	R		A
12	Adviesstuk opleveren	I	R	A		I		C	C		I
12a	Akkoord opdrachtgever		I	I		A					R
13	Adviesstuk publiceren	!	R	A		I					I

Toelichting:

• In de tabel zijn per procesactiviteit de verantwoordelijke (Nictiz-)functies benoemd. Tussen haakjes achter de functienaam is steeds de overeenkomstige NEN 7522 rol aangeduid (indien van toepassing)
• R (Responsible) = verantwoordelijke voor de uitvoering van de activiteit
• A (Accountable) = eindverantwoordelijke voor de uitvoering van de activiteit
• C (Consulted) = geraadpleegde(n) bij de uitvoering van activiteit
• I (Informed) = geïnformeerde(n) over de uitvoering van de activiteit

6 Release notes

In onderstaande tabel staan alle wijzigingen met betrekking tot Quality Assurance (QA) Proces X.