Quality Assurance - Proceskaart - Publiceren 3.0.1

1 Procesdoel

Het tijdig, volledig en juist publiceren van een Nictiz product.

1.1 Proceseigenaar

Gert Koelewijn

2 Proces

2.1 Procesdiagram

2.2 Procesactiviteiten

Nr.	Verantwoordelijk	Activiteiten	Hulpmiddelen
1.	Productmanager/ Product Owner	Bepalen en registreren publicatieversie: De trigger voor dit proces is een goedkeuring van de Autorisator op een nieuw ontwikkeld, of doorontwikkeld product, zie hiervoor de processen ‘Ontwikkelen & Testen’ en ‘Beheren’. De Productmanager/ Product Owner bepaalt het versienummer van de publicatie. De Specialist Gegevensuitwisseling (of andere technisch expert) legt de versie vast op het gekozen publicatieplatform, zoals Wiki of Art-Decor. Het versienummer kan al in de ontwikkelfase zijn vastgesteld. Het nummer is afhankelijk van de grootte van de wijziging en op basis van SemVer (majeur, mineur, patch en eventueel een aanvullend label). Na publicatie wordt het versienummer altijd opgenomen op de landingspagina van de betreffende product.	ART-DECOR, Wiki, Terminologieserver
2.	Informatieanalist, Specialist Gegevensuitwisseling of terminoloog	Genereren overzicht doorgevoerde wijzigingen: De Informatieanalist, Specialist Gegevensuitwisseling of terminoloog stelt, in afstemming met de Productmanager/ Product Owner, een overzicht met de doorgevoerde wijzigingen samen. Deze wijzigingen worden in de releasenotes verwerkt, zodat er inzicht is in de wijzigingen ten opzichte van de huidige situatie. Hiervoor kan BITS of ART-DECOR als input worden gebruikt.	BITS, ART-DECOR, Terminologieserver
3.	Informatieanalist, Specialist Gegevensuitwisseling of terminoloog	Opstellen overzicht te publiceren onderdelen: De Informatieanalist, Specialist Gegevensuitwisseling of terminoloog stellen, in afstemming met de Productmanager/ Product Owner, een overzicht op met onderdelen van de publicatie. Bij een informatiestandaard onder andere: het FO, voorbeeldberichten (testscripts), TO (datasets, HL7-materiaal, scenario’s), kwalificatiescripts, kwalificatieomgeving, release notes en implementatieadvies (Amigo!).
4.	Specialist Gegevensuitwisseling	Nieuwe publicatieversie gereed maken: De Productmanager/ Product Owner vraagt de Specialist Gegevensuitwisseling de publicatieversie gereed te maken. Dit gebeurt in de applicatie die binnen de betreffende informatiestandaard wordt gebruikt (al dan niet in een prepub-omgeving), bijvoorbeeld ART-DECOR, Simplifier, Conformance Lab, Wiki of GitHub. Afhankelijk van het informatieproduct van de informatiestandaard, kan deze activiteit worden uitgevoerd door een andere Nictiz-specialist, bijvoorbeeld de Informatieanalist of Kwalificatiespecialist.	ART-DECOR, Simplifier, Conformancelab, Wiki en GitHub
5.	Productmanager/ Product Owner	Controleren ‘Checklist Publiceren’: Deel 1, zorgen dat alle producten gereed staan. Indien niet volledig afgerond, terug naar 4.	Checklist Publiceren [Download]
6.	Productmanager/ Product Owner	Informeren houder/autorisator publicatieversie gereed: De Productmanager/Product Owner bericht de eigenaar van de standaard (de Houder) over het gereed zijn van de publicatie en vraagt toestemming voor het beschikbaarstellen van de nieuwe publicatie. Tevens wordt de Autorisator geïnformeerd.
7.	Productmanager/ Product Owner	Vaststellen communicatie over publicatieversie: De Productmanager/ Product Owner bepaalt samen met de Communicatieadviseur, externe stakeholders en Houder hoe de communicatie over de publicatieversie aan specifieke doelgroepen plaatsvindt. Dit wordt door de Communicatieadviseur vastgelegd in een communicatieplan. Het communicatieplan voor publicatie is een specificatie van het communicatieplan dat in de opstartfase van het ontwikkelproces of als onderdeel van de beheerafspraken is opgesteld.	Communicatieplan
8.	Specialist Gegevensuitwisseling, Terminoloog	Beschikbaar stellen nieuwe publicatieversie: De publicatieversie wordt door de Specialist Gegevensuitwisseling, onder de verantwoordelijkheid van de Productmanager, beschikbaar gesteld via de betreffende applicaties (zie stap 4). De Houder wordt ervan op de hoogte gebracht dat de nieuwe publicatie openbaar is.	ART-DECOR, Simplifier, Conformancelab, Wiki, GitHub en Terminologie-server
9.	Communicatieadviseur	Communiceren nieuwe publicatieversie: Samen met de Productmanager stelt de Communicatieadviseur de wijzigingen vast voor de informatiestandaardenpagina www.nictiz.nl. De communicatie over de nieuwe publicatieversie vindt plaats conform het communicatieplan. De communicatiewijze en bijbehorende middelen zijn afhankelijk van onder andere de aard van de informatiestandaard, de doelgroepen en publicatie. Na publicatie van de informatiestandaard kan kwalificatie van de applicaties van leveranciers plaatsvinden. Zie hiervoor proces ‘Kwalificeren van leveranciers’. In het geval van een doorontwikkelde informatiestandaard met een kwalificatieverplichting, worden de leveranciers expliciet geïnformeerd over de verplichting en de aanpak.	Online: Website Nictiz.nl, Social media, Nieuwsbrief, 1-op-1 e-mail Offline: Events, Gedrukte media
10.	Productmanager/ Product Owner	Evalueren publicatie: De Productmanager/Product Owner initieert na de publicatie een evaluatiemoment om het proces te evalueren en aandachts-/verbeterpunten voor de toekomst te formuleren. Hierbij worden de Nictiz-functionarissen betrokken die in het proces een rol hebben vervuld.
11.	Productmanager/ Product Owner	Controleren ‘Checklist Publiceren’: Deel 2, zorgen dat alle producten gereed staan. Indien niet volledig afgerond, terug naar te voltooien stappen vanaf 6. Als alle producten gereed zijn, volgt het proces Beheren	Checklist Publiceren [Download]

3 Context

Het proces van ‘Publiceren’ beschrijft de stappen die worden gezet om het product, zoals informatiestandaard of terminologiereferentielijst te communiceren met de buitenwereld. Dit gebeurt in een nauwe samenwerking tussen Productmanager/ Product Owner en Communicatie. Hierbij wordt het Nictiz Releasebeleid gevolgd.

4 Procesrisico’s en beheersmaatregelen

Risico’s (voorbeelden)	Beheersmaatregelen
De informatiestandaard is niet volledig bij publicatie, waardoor deze niet implementeerbaar is​ in zorgsystemen en -processen	Voor publicatie uitvoeren van een final check op aanwezigheid van de afgesproken onderdelen (onderdeel van acceptatiecriteria, zie proces ‘Ontwikkelen en Testen van een informatiestandaard’)
Variatie in publicatiewijze binnen Nictiz, waardoor de geloofwaardigheid, voorspelbaarheid en transparantie van Nictiz in het gedrang komen ​	Publiceren conform de processtappen zoals beschreven in deze proceskaart
Planning voor publicatie wordt niet gehaald, waardoor afspraken met de houder niet worden nagekomen. Een mogelijk gevolg is dat de naam van Nictiz wordt geschaad en/of dat afhankelijke stakeholders in de problemen komen	Eventueel aanstellen projectleider (hangt af van complexiteit van publicatie) Goed managen van het publicatieproces
Onvoldoende capaciteit of andere prioriteiten bij externe stakeholders die een rol hebben in het proces, waardoor vertraging​ ontstaat	Issues melden aan Houder en zoeken naar oplossing voor juiste capaciteit​ Plannen en tijdig signaleren​
Aan Communicatie doorgegeven wijzigingen door de Productmanager/ Product Owner komen laat binnen, waardoor de publicatie wordt vertraagd	Plannen en communiceren van publicatieproces​ (bijvoorbeeld in een releasekalender) Eenduidige afspraken maken over hoe om te gaan met incidenten (wijzigingen die snel moeten worden doorgevoerd)​

5 RACI-tabel

Toelichting:

• In de tabel zijn per procesactiviteit de verantwoordelijke (Nictiz-)functies benoemd. Tussen haakjes achter de functienaam is steeds de overeenkomstige NEN 7522 rol aangeduid (indien van toepassing)
• R (Responsible) = verantwoordelijke voor de uitvoering van de activiteit
• A (Accountable) = eindverantwoordelijke voor de uitvoering van de activiteit
• C (Consulted) = geraadpleegde(n) bij de uitvoering van activiteit
• I (Informed) = geïnformeerde(n) over de uitvoering van de activiteit

		Productmanager (Functioneel beheerder)	Communicatieadviseur (Distributeur)	Informatieanalist (Technisch beheerder)	Specialist Gegevensuitwisseling (Technisch beheerder)	(Andere) Nictiz-specialisten (Technisch beheerder)	Autorisator (Autorisator)	Externe stakeholders (Experts)	Eigenaar van de standaard (Houder)	Gebruikers (Gebruikers)
Nr.	Activiteit
1.	Bepalen en registreren publicatieversie	R/A			R	(R)
2.	Genereren overzicht doorgevoerde wijzigingen	A		R	R
3.	Opstellen overzicht te publiceren onderdelen	A		R	R
4.	Nieuwe publicatieversie gereed maken	A		(R)	R	(R)
5.	Controleren Checklist Publiceren (deel 1)	R/A
6.	Informeren houder/autorisator publicatieversie gereed	R/A					I		I
7.	Vaststellen communicatie over publicatieversie	R/A	R				C	(C)	C
8.	Beschikbaar stellen nieuwe publicatieversie	A			R		I		I	I
9.	Communiceren nieuwe publicatieversie	A	R	I	I	I	I	I	I	I
10.	Evalueren publicatie	R/A	C	C	C	(C)
11.	Controleren Checklist Publiceren (deel 2)	R/A

6 Instructies en templates

Checklist Publiceren [Download]

7 Release notes

In onderstaande tabel staan alle wijzigingen met betrekking tot dit Quality Assurance (QA) Proces, vanaf versie 3.0.0.

Versie	Datum	Release notes